La gestione dei sistemi multifunzione in un’azienda farmaceutica

Lundbeck Italia lavora insieme a medici, paramedici, pazienti, familiari e associazioni di volontariato: una fitta rete di relazioni e di scambio di documenti che vede nell'utilizzo del parco macchine stampanti multifunzione un asset strategico.

Con Microrex di Milano, specializzata in Office Automation, Lundbeck ha "blindato" i propri multifunzione implementando PageScope Enterprise Suite 3.0, un sistema di Konica Minolta che consente di evitare usi impropri delle stampe, dispersione di documenti secretati o comunque non divulgabili, e anche stampe inutili.

Con PageScope le operazioni si programmano in rete sul proprio pc e i documenti si ritirano alla macchina solo con il proprio badge, senza più digitare sul pannello della MFP, operazione che tra l'altro richiede sempre una certa formazione tecnologica alla quale non tutti sono ben disposti. In caso di visitatori, con il Badge Guest si evita di doverli accompagnare alle macchine, ma non si perde il controllo dell'uso della stampante.

Lundbeck Italia fa parte del Gruppo Lundbeck, azienda farmaceutica specializzata in patologie del Sistema Nervoso Centrale con sede a Valby – Copenaghen, presente in 57 Paesi con oltre 5.900 dipendenti. La Ricerca e lo Sviluppo di nuove molecole nella sede principale di Valby e negli Stati Uniti, sono alla base della continua crescita della compagnia, con investimenti pari al 20% dei ricavi. La produzione farmaceutica si concentra, oltre che in Danimarca e Francia, anche in Italia, con stabilimento a Padova e uffici direzionali a Milano.

Il vantaggio più strategico per l'azienda e gli utenti è la maggiore sicurezza delle stampe, ossia la protezione assoluta della riservatezza delle informazioni stampate: le stampe infatti possono essere ritirate solo e direttamente da colui che ha lanciato la stampa.

Sono significativi anche i vantaggi in termini di efficienza delle persone, che evitano le code di altri colleghi con le stesse esigenze davanti alla macchina. Infine la programmazione permette di evitare le stampe inutili o lanciate per sbaglio o dimenticate nel vassoio di uscita copie della macchina, con risparmio dei costi e minor deterioramento dell'hardware causato da uso inutile.

Il progetto di ottimizzazione dei multifunzione

Il progetto Microrex per Lundbeck ha riguardato 3 MF Konika Minolta ed è stato condotto dall' It Manager Alberto Manzoni Alberto e dall’It Coordinator Carlo Di Prima per Lundbeck e da Alessandro Elwert per Microrex.

«La nostra esigenza è principalmente di stampare e scannerizzare in formato PDF compatto a colori - spiega Carlo Di Prima di Lundbeck -. Attualmente abbiamo ridotto a 2 unità il parco macchine, che stampano 45 pagine al minuto B/N e colore e che devono soddisfare le esigenze di 30 dipendenti, sia on site che da remoto, più quelle dei visitatori, per un totale di stampe annue di 144.000 pagine colore e 96.000 bianco e nero. La macchina in standby impiega 4,6 secondi a partire con la prima copia. Se la macchina è attiva, zero secondi. Considerando questi numeri si ha la misura del risparmio di tempo nella giornata lavorativa dei dipendenti e del vantaggio organizzativo portato da PageScope all'azienda, che prima non aveva sotto controllo il costo delle risme e subiva le pause lavoro dei soggetti causa attese alla macchina. Senza contare la nostra esigenza più importante che era la tutela della riservatezza delle informazioni».

Alessandro Elwert di Microrex sottolinea come «Dalla nostra esperienza risulta che negli uffici il 30% delle stampe sono inutilizzate. Questo perché sono stampate per errore, perché vengono dimenticate nel cassetto della multifunzione, che di solito è lontana dalla propria postazione, perché, mentre si stampa, ci si accorge di un errore nel testo o che il documento che serve è un altro. Tutta carta che nel migliore dei casi finisce nei cestini. Un altro problema è riuscire a ritirare le proprie stampe prima che altri utilizzatori le disperdano».

In Lundbeck sono stati utilizzati i badge aziendali identificando il lettore idoneo da collegare alle stampanti. Se un una macchina è occupata, si può stampare sull'altra. Il costo varia in base al numero delle licenze del software Konica Minolta, ovvero al numero delle macchine dove vengono installati i lettori, non al numero dei dipendenti. Con 1.000 dipendenti, per due macchine servono solo due licenze.

 

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