Gestione degli asset: un rischio non implementarla

Un’indagine condotta da Ca Technologies evidenzia i rischi che corrono le aziende (europee in primis) a non ottemperare a una corretta gestione finanziaria dell’It.

Tre aziende europee su quattro rischiano di non superare eventuali controlli sulle licenze dei prodotti software in uso al proprio interno.
Lo dicono i dati di un'indagine condotta da Ca Technologies interpellando 125 professionisti dell'Information technology in occasione del Gartner It Financial, Procurement & Asset Management Summit 2013.

Ne viene fuori un quadro d'urgenza considerato che, nei prossimi dodici mesi, ben il 91% degli intervistati si aspetta di subire almeno un'ispezione sulla regolarità delle proprie licenze software al quale, una pressoché medesima percentuale di rispondenti, intende rispondere lanciando una o più iniziative o progetti riguardanti la gestione finanziaria dell'It.

Stando, infatti, ai dati resi noti dal sondaggio di Ca, non solo il 72% delle aziende europee si troverebbe in difficoltà a individuare e ridistribuire l'eventuale software inutilizzato, ma ben il 52% avrebbe confessato di non disporre di uno strumento software adeguato per la gestione contrattuale delle proprie licenze.
Tali informazioni sarebbero, infatti, distribuite su vari sistemi, fogli elettronici e contratti archiviati a discapito di una trasparenza finanziaria sugli investimenti It condotti all'interno della propria azienda e portata all'attenzione da ben l'80% dei partecipanti al sondaggio.

A oggi, infatti, invece di implementare una soluzione in grado di gestire l'intero ciclo di vita degli asset, ben il 93% delle imprese europee si affida ad attività manuali, per giunta in parziale sovrapposizione fra loro, per compilare un inventario accurato del parco software ai fini della gestione delle proprie licenze.

Il 52% delle aziende gestisce, ad esempio, le proprie risorse It su una grande quantità di sistemi, fogli elettronici e repository locali differenti. Circa il 33% degli asset It viene gestito anche su sistemi integrati di discovery & asset management, mentre l'8% degli intervistati confessa di non prevedere alcuna procedura di gestione per la maggior parte delle risorse It.

Peccato che, mitigare i rischi, controllare la spesa informatica, favorire la conformità a policy e regolamenti e migliorare l'erogazione dei servizi sia una sfida impegnativa che richiede, in primis, di tener traccia e gestire sia le licenze software sia gli investimenti in infrastrutture hardware.

Pena l'esposizione ai rischi legali e finanziari associati alla mancata regolarità delle licenze e a eventuali ispezioni effettuate a sorpresa sul parco installato.

Se assegnare i costi dell'It diventa un percorso a ostacoli
Alla luce di quanto emerso fin qui, il giudizio di una scarsa maturità nella gestione degli asset It risulta inconfutabile e ulteriormente confermato da ben il 91% di rispondenti che afferma di allocare le risorse hardware e software in base alle richieste provenienti dalle diverse linee funzionali, mentre il 50% ottimizza l'utilizzo degli asset secondo le variazioni nel fabbisogno del business aziendale. Tanto che, come riportato in una nota ufficiale, “non sorprende affatto che il 68% delle società trovi difficile o estremamente difficile assegnare i costi dell'It”.

Non si illuda, però, chi confida nella maturità delle organizzazioni It dal punto di vista dei processi di gestione finanziaria. I risultati dell'inchiesta rivelano, infatti, che il 26% esegue un'imputazione dei costi di massima, svincolata dal lavoro e dal consumo di risorse e servizi, mentre un altro 51% imputa i costi alle linee di business in base ai progetti e al consumo di risorse e servizi.

Questa mancanza di standard sia nei prodotti da identificare, sia negli strumenti progettati per offrire questa funzionalità - è l'ulteriore puntualizzazione - riduce la compliance e può dar luogo a un incremento dei costi”.

Tanto che su queste basi, il giudizio è univoco e sentenzia come “i reparti informatici sprechino una quota ingente dei fondi assegnati ogni anno all'It per l'acquisto superfluo di nuove licenze, per il supporto e il mantenimento di un numero maggiore di licenze di quante non ne servano, per “shelf-ware” o per supportare internamente o tenere in hosting del software che avrebbe già dovuto essere rimosso dai cespiti”.

Perché scegliere una soluzione completa per la gestione degli asset
Che sia Ca Technologies a dirlo o altri, l'adozione di una soluzione completa di Asset Lifecycle Management consentirebbe alle aziende di individuare gli asset effettivamente disponibili e/o utilizzati, migliorarne la distribuzione all'interno dell'organizzazione e incrementare la produttività dal punto di vista della rendicontazione delle licenze e dell'adempimento a eventuali verifiche ispettive.

Inoltre, a differenza delle metodologie manuali, questo approccio a tutto tondo permetterebbe di identificare i luoghi di effettivo utilizzo delle risorse hardware e software, imputando i relativi costi alle singole aree aziendali e gestendo in modo più efficace il processo di controllo sulle licenze.

La riduzione dei rischi di irregolarità nelle licenze, e con essa l'ottimizzazione del costo, della gestione e della distribuzione degli asset esistenti è lì, a portata di mano.

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