Secondo gli esperti della società di ricerche le unità business devono essere cost-effective nell’utilizzo dell’Information Technology.
16 Luglio 2003 L’esplosione della bolla tecnologica e il rallentamento dell’economia globale hanno portato la gestione finanziaria in cima all’agenda delle attività di business. Secondo l’unità Executive Programs (Exp) della società di ricerche Gartner, le aziende che cercano di migliorare la gestione delle spese dovrebbero valutare con attenzione l’opportunità di implementare a supporto dei loro servizi It interni un sistema chargeback, ossia un modello di contabilità che tenga traccia delle risorse a disposizione e del loro utilizzo da parte dei vari dipartimenti.
Il chargeback per i servizi It può essere adottato per modificare il comportamento nell’utilizzo di tali servizi attraverso un’ottimizzazione dei costi. Esso riporta infatti agli utenti il costo delle risorse effettivamente utilizzate. Tuttavia, può anche indirizzare alla valutazione di altre opportunità, quali ad esempio le modalità per il calcolo dei chargeback, le tensioni politiche o la convenienza di acquistare servizi It più convenientemente da un’altra parte.
Secondo i ricercatori di Gartner, il chargeback rappresenta dunque uno degli strumenti a disposizione di un’azienda per adottare le strategie comportamentali più consone alle proprie esigenze in materia di utilizzo dei servizi It. Per essere effettivo, il chargeback deve essere visto nel contesto dell’amministrazione It.
Per implementare un sistema chargeback, è necessario seguire un programma composto da tre differenti fasi: l’identificazione dei costi del servizio It, l’allocazione dei costi e il recupero dei costi.
Nella prima fase, l’azienda deve dunque creare una tabella standardizzata che mostri quali servizi It sono disponibili, chi li utilizza e quali sono i costi-guida. L’identificazione dei costi è obbligatoria è fondamentale per mettere i responsabili in grado di prendere decisioni consapevoli. Il secondo passo consiste nell’allocazione dei costi, che offre un maggiore dettaglio delle spese relative ai servizi It delle singole unità business. Per molte aziende l’allocazione dei costi è sufficiente per calcolare quanto le singole divisioni stiano utilizzando le risorse tecnologiche, e può essere utilizzata come base per assumere una serie di decisioni. Tuttavia, in determinate circostanze questa figura non influenza concretamente il comportamento, così bisogna adottare anche il recupero dei costi, terza fase del modello chargeback che permette di spostare i fondi liquidi attraverso i budget.
