Da gennaio 2017 le imprese, gli artigiani e i professionisti hanno la possibilità di usare la fatturazione elettronica, avvalendosi dello stesso sistema di interscambio disponibile per i clienti delle Pubbliche amministrazioni.
Ma perché un professionista o una piccola impresa dovrebbe utilizzare la fatturazione elettronica tra privati? E, soprattutto, questa pratica comporta dei vantaggi?
Passare alla fatturazione elettronica richiede un investimento economico limitato o può essere addirittura gratuito. Infatti, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione sul proprio sito un’applicazione web gratuita con la quale i contribuenti con partita Iva possono generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche.
Il servizio può essere utilizzato da tutte le imprese, gli artigiani e i professionisti, sia nel caso di fatture destinate a privati (B2B) sia per quelle rivolte alla Pubblica Amministrazione.
La gestione dei documenti cartacei presenta una serie di costi classificabili in costi diretti (carta, stampa e copie) e indiretti, come invio documenti (postalizzazione o altre modalità), loro conservazione (spazi fisici e personale) e ricerca (soprattutto costi del personale).
L’invio o la ricezione di fatture telematiche permette di integrare una parte del ciclo dell’ordine, automatizzando un processo di interfaccia tra clienti e fornitori, abbattendo sensibilmente i tempi di registrazione dei dati e ottenendo una maggiore efficienza (intesa come riduzione dei costi operativi per cliente e fornitore) e una maggiore efficacia (miglior livello di servizio in termini di qualità del processo e tempi).
È inoltre possibile evitare la stampa (limitando così il consumo di carta) o la scansione del documento, con notevoli risparmi di tempo, l’azzeramento delle attività a basso valore aggiunto e la riduzione dei costi del personale addetto. A tutto ciò si aggiunge l’annullamento degli errori di registrazione delle fatture, la semplificazione del processo autorizzativo di pagamento e la riduzione dei contenziosi.
Secondo stime fornite dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il beneficio del passaggio dal processo “tradizionale” alla fatturazione elettronica è quantificabile tra i 2,50 e i 4 euro per singola fattura per il lato attivo e tra i 5,50 e gli 8,50 euro per fattura per il lato ricevente (l’operazione è da considerarsi comprensiva della registrazione del documento).
L’analisi della redditività dei progetti di fatturazione elettronica ha evidenziato che di solito il tempo di payback è inferiore all’anno. L’entità dei benefici dipende dal livello di integrazione del processo, ovvero dal modello di fatturazione elettronica adottato. Si può passare da un risparmio di 2-3 euro per fattura nel caso di implementazione della sola conservazione sostitutiva a 80 euro a ciclo (cioè per ogni ordine che diviene fattura e poi pagamento) nel caso dei modelli di integrazione e dematerializzazione più completa.
Il risparmio deriva da una serie di attività per le quali occorre l’utilizzo di manodopera: stampa e imbustamento delle fatture, interazione con il cliente e conservazione dell’archivio cartaceo. Senza dimenticare il costo della burocrazia legata ai diversi passaggi autorizzativi al pagamento delle fatture.
Le aziende che decideranno di optare per l’applicazione del nuovo regime, che avrà una durata di 5 anni a partire dall’inizio dell’anno solare in cui è esercitata l’opzione e, salvo revoca, rinnovo di quinquennio in quinquennio, potranno godere di una riduzione degli adempimenti fiscali e dei controlli.
Anzitutto non verrà imposto lo spesometro, che sarà sospeso dell’obbligo di comunicazione per le operazioni con i Paesi black list dell’UE. Ci sarà poi l’esonero dall’obbligo di comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing, di locazione e noleggio, nonché degli acquisti di beni da operatori economici di San Marino con assolvimento dell’IVA mediante autofatturazione.
Ancora riguardo l’IVA, i rimborsi avverranno entro tre mesi dalla dichiarazione annuale e non sarà più necessario apporre il visto di conformità delle garanzie per somme che superano i 15 mila euro.
In aggiunta, i contribuenti che si renderanno trasparenti e verificabili al Fisco non incorreranno in ulteriori controlli in quanto le fatture elettroniche saranno a disposizione degli organi preposti ai controlli stessi. Si avrà poi la riduzione dei termini di accertamento (passano da 4 a 3 anni) e verrà meno l’obbligo di emissione dello scontrino fiscale.
