Fatturazione elettronica, i vantaggi e i metodi per portarla in azienda

Il costo per la gestione di una singola fattura cartacea può arrivare ai 10 euro. Eppure in Europa solo il 10% del totale delle fatture è stato inviato in formato digitale. Un possibile approccio all’e-invoicing tratteggiato da Ricoh.

Secondo la società di ricerca Quocirca, il costo per la gestione di una fattura cartacea può andare dagli 8 ai 10 euro.

E nonostante le inefficienze che derivano dai processi basati su documenti cartacei siano note alle aziende, la maggior parte delle fatture viene ancora gestito in formato cartaceo: nel 2010 in Europa solo il 10% del totale delle fatture (30 miliardi) è stato inviato in formato elettronico .

Le aziende sono consce delle inefficienze dei processi basati sui documenti cartacei, eppure  -secondo il Process Efficiency Index  pubblicato da Ricoh - solo nel 22% delle aziende del campione vengono implementati workflow  automatizzati.

L’Index ha messo in evidenza come i dipendenti responsabili dei processi documentali critici impieghino ogni anno per la loro gestione circa 362 milioni di ore del loro tempo, il che corrisponde a un costo complessivo pari a 147 miliardi di euro. Cifre importanti che devono far riflettere.

I vantaggi della fatturazione elettronica
I benefici dell’e-invoicing sono legati all’eliminazione dei costi diretti per la spedizione delle fatture (carta, stampa, spese postali) e alla riduzione di quelli connessi al trattamento delle stesse (ricezione, gestione, approvazione). 

Secondo Quocirca, la fatturazione elettronica permetterebbe di ridurre i ridurre i costi di gestione fino al 70% .

Non solo, l’e-invoicing velocizza i tempi di riconciliazione delle fatture, consente di tracciare i processi (solo il 39% del campione della ricerca è in grado di farlo) e di eliminare le attività manuali a basso valore aggiunto.

Senza contare, l’aumento della sicurezza delle informazioni e gli impatti positivi sull’ambiente.

Un possibile approccio all’e-invoicing
Dal momento che l’e-invoicing richiede l’adozione di soluzioni da parte di tutta la supply-chain un approccio “big-bang” non è pensabile.

Secondo Ricoh, per le aziende è opportuno migrare alla fatturazione elettronica in maniera graduale, mantenendo in un primo momento un approccio ibrido in cui convivono fatture elettroniche e fatture cartacee.

I service provider in questo ambito si occupano della gestione dell’intero processo, dall’acquisizione delle fatture passive in qualsiasi formato e da qualsiasi fonte (cartaceo, XML, EDI, e-mai e via dicendo), all’invio delle fatture attive dal formato richiesto dal cliente.

 Il software viene sviluppato, aggiornato e mantenuto dal provider e il cliente paga in modalità pay-per-use.

Ricoh ha realizzato un progetto del genere per conto di un produttore di abbigliamento sportivo. La società produceva 4,5 milioni di fatture cartacee all’anno che diventeranno interamente elettroniche entro i prossimi tre anni.

L’azienda ha scelto di migrare al digitale in maniera graduale per cui le fatture vengono caricate su un portale per la visualizzazione on line da parte del cliente oppure stampate e inviate mediante i mezzi tradizionali.

In base a quanto comunicato, il numero delle fatture cartacee gestite da Ricoh sarà ridotto a 3,6 milioni all’anno con un risparmio di 3 milioni di euro.

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