Come spiega il presidente di Axioma, Andrea Maserati, in una nota, prima della scorsa estate i clienti che ci hanno chiesto informazioni sulla fattura elettronica sono stati coloro coinvolti dall’obbligo del 1° luglio, mentre la maggioranza non aveva ancora raccolto informazioni sulla nuova normativa.
“Abbiamo riscontrato fino a quel momento una diffusa disinformazione sull’argomento e la speranza di una proroga ha contribuito ad una generale sottovalutazione delle reali implicazioni di questo cambiamento” dice Maserati.
Un approccio vero al problema da parte delle aziende più consapevoli, rivela, si è avuto solo tra la fine luglio e settembre, una volta compresa l’entità del cambiamento normativo e organizzativo. “A destare preoccupazione il tema relativo all’assunzione di responsabilità dell’intero processo, soprattutto per l’invio dei dati allo SDI e per la conservazione sostitutiva, e il corretto funzionamento automatico per tutte le casistiche: fermo macchina, esiti di scarto fattura, errori”.
Quando si parla di fattura elettronica, invece, si deve parlare di software gestionali per il ciclo attivo e passivo. Per Giorgio Rastrelli, Responsabile dell’area tecnica di Axioma, a fattura elettronica è una grande opportunità per creare efficienza in tutte le fasi e le attività di gestione, utilizzando per il trattamento la gestione dei documenti che però deve essere integrata con l’ERP e colloquiare con l’Intermediario responsabile del colloquio con lo SDI e la conservazione sostitutiva.
La normativa si basa sul concetto di formato standard dei documenti fattura, l’XML, e il primo passo per le aziende deve dunque essere l’implementazione di uno strumento che generi la fattura di vendita dal sistema ERP, che riceva dal Sistema di Interscambio quella passiva- entrambe in XML – e che i due documenti vengano portati in Conservazione sostitutiva.
Ma come collegare gli altri documenti che non hanno l’obbligo dell’XML ma fanno parte del fascicolo? Preventivi, ordini di acquisto, ordini di vendita, bolle, fatture estere…In un’ottica di massimizzazione dell’efficienza e digitalizzazione dell’intera area amministrativa, dovranno essere archiviati unitamente alle fatture XML con un sistema documentale.
Tuttavia, ciò rappresenta solo una parte del processo che viene dematerializzato. Se è vero che la fatturazione elettronica riguarda i documenti fattura, va altresì compreso che il processo in sé è prettamente gestionale. Le aziende devono dunque innanzitutto definire i loro obiettivi per quanto concerne il livello di automazione che desiderano ottenere dai moduli software che governano questi processi.
L’offerta oggi sul mercato di strumenti di Fatturazione Elettronica è variegata e si rischia di confrontarsi con un fornitore che offre solo una parte del processo. È importante quindi essere ben informati sulla normativa, sui processi coinvolti e, cosa ben più importante, sul livello di automazione che si vuole ottenere nella propria azienda.
Per il ciclo attivo serve ricevere l’ordine, consegnare la merce o erogare il servizio, generare la fattura, inviarla allo SDI in XML, contabilizzarla, ricevere il pagamento e verificarne la coerenza. Gestire eventuali errori e notifiche che arrivano dallo SDI.
Per il ciclo passivo serve generare la richiesta d’acquisto, farla autorizzare, inviare l’ordine al fornitore, ricevere la merce o il servizio, verificare che la bolla sia coerente con quanto ordinato, ricevere la fattura passiva in XML tramite SDI, effettuare il pagamento, contabilizzarla. Gestire eventuali errori e notifiche che arrivano dallo SDI.
Secondo Maserati una gestione del colloquio con lo SDI in maniera manuale aggiunge costi e tempo di risorse umane che cresce in modo proporzionale a seconda della dimensione dell’azienda e del volume di fatture da gestire ed archiviare. Trattare un documento in formato cartaceo costa circa 25 euro all’anno, tra stampe, spedizioni, archiviazione, distribuzione.
Per questo l’approccio di Axioma punta ad automatizzare l’intero processo attivo e passivo dall’emissione/ricezione della fattura alla contabilizzazione automatica, dall’invio allo SDI alla gestione delle notifiche e conservazione sostitutiva sia per il ciclo attivo che per il ciclo passivo, rendendo efficiente la gestione”.
