Guida ai sistemi Erp: perchè implementarli

Un sistema Erp combina i sistemi software con aree aziendali come finanza, risorse umane o la gestione del magazzino in un singolo programma software integrato che esegue un singolo database in modo che i vari reparti possano condividere informazioni e collaborare più facilmente.

Ognuno di questi reparti ha in genere un proprio sistema software ottimizzato per i modi particolari che funziona. Ma questo approccio integrato può avere un enorme rendimento se le aziende installano correttamente il software.

La maggior parte dei software Erp è abbastanza flessibile per poter installare alcuni moduli senza acquistare l'intero pacchetto. Molte aziende, ad esempio, installeranno un modulo finanziario o Hr lasciando le altre funzioni in caso di bisogni futuri.

Come può l’Erp migliorare le prestazioni aziendali?

Uno dei test migliori per dimostrare il valore dell’utilizzo di un Erp è verificarne la funzione in merito al ricevimento degli ordini e alla elaborazione delle fatture. Quando un rappresentante del servizio clienti inserisce un ordine cliente ha tutte le informazioni necessarie per completare l'operazione (il rating del cliente e la storia degli ordini dal modulo finanziario, i livelli di inventario della società dal modulo di magazzino e la spedizione per esempio, il programma di trasporto del bacino dal modulo logistico).

I diversi reparti vedono tutti le stesse informazioni e possono aggiornarlo. Quando un reparto termina con l'ordine viene automaticamente instradato tramite il sistema al reparto successivo. Per scoprire dove l'ordine è in qualsiasi momento, devi solo accedere al sistema e tracciarlo. Il processo di ordine si muove velocemente lungo l’organizzazione aziendale e i clienti ottengono i loro ordini più velocemente e con meno errori di prima.

5 motivi principali per cui le aziende implementano un Erp

Integrare le informazioni finanziarie. Quando l'amministratore delegato cerca di capire la performance complessiva dell'azienda, può trovare versioni diverse della verità. La Finanza ha un proprio dato sul fatturato, le vendite un'altra versione e le diverse business unit possono avere ciascuna la propria stima di quanto hanno contribuito ai ricavi. Erp crea una singola versione della verità.

Integrare le informazioni sugli ordini dei clienti. Queste soluzioni sono il luogo in cui l'ordine del cliente prende vita fino al momento della spedizione della merce e dell’invio della fattura. Avendo queste informazioni in un unico software, invece che sparse tra sistemi diversi, le aziende possono tenere traccia più facilmente degli ordini e coordinare produzione, inventario e spedizione.

Standardizzare e velocizzare i processi produttivi. Gli Erp sono dotati di metodi standard per automatizzare alcuni dei passaggi di un processo produttivo. La standardizzazione di tali processi e l'utilizzo di un unico sistema informatico integrato fanno risparmiare tempo, aumentare la produttività e ridurre il numero di test.

Ridurre l'inventario. Con queste soluzioni il processo di produzione viene reso più fluido, mentre migliora la visibilità del processo di adempimento degli ordini all'interno della società. Ciò può portare a tempi ridotti di inventario e aiutare l’azienda a pianificare meglio le consegne ai clienti.

Standardizzare le informazioni. L’utilizzo di questi software rende più uniforme il flusso di informazioni all’interno dell’azienda che sono strutturate tutte in un certo modo. Quelli del servizio clienti devono elencare una serie di informazioni e prendere anche maggiori responsabilità rispetto al passato. Il cliente paga in tempo? Saremo in grado di spedire l'ordine in tempo? Queste sono decisioni che i rappresentanti del servizio clienti non hanno mai dovuto fare prima, e le risposte influenzano tutti gli altri reparti della società. I lavoratori di magazzino che utilizzavano per l’inventario la loro memoria o fogli di carta ora hanno bisogno di mettere queste informazioni online. Se non lo fanno, i rappresentanti del servizio clienti vedranno livelli di inventario bassi e diranno ai clienti che un articolo richiesto non è in magazzino.

Quanto tempo richiede un progetto Erp?

Non fatevi ingannare quando i fornitori vi parlano di un tempo medio di implementazione di tre o sei mesi. Magari fanno riferimento a un’azienda piccola, l'implementazione era limitata a una piccola area della società o la società utilizzava solo i moduli finanziari Per utilizzare l’Erp bisognerà coinvolgere i dipendenti e cambiare l’organizzazione del lavoro. E quel tipo di cambiamento non avviene rapidamente.

La cosa importante è non concentrarsi su quanto tempo ci vuole, ma capire perché l’azienda ne bisogno e come lo userà per migliorare la tua attività.
Negli ultimi anni si sono verificati cambiamenti grazie a Internet che possono ridurre drasticamente il tempo necessario per i fornitori di consegnare i moduli Erp. Queste implementazioni più veloci sono il risultato di una categoria relativamente nuova di consegna del software chiamata on-demand o software-as-a-service (SaaS).

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