Gestione HR: effetto Kondo per fare ordine nello spazio di lavoro

Con una serie popolare su Netflix, Marie Kondo ha costruito un vero e proprio movimento attorno all’idea che focalizzarsi solo sugli elementi positivi sia più utile per ottenere uno stato mentale concentrato e lucido.

Sebbene questo concetto non sia sempre e completamente applicabile al luogo di lavoro, ci sono alcuni passi da fare per mettere ordine nella attitudine mentale in ufficio e nello spazio fisico che ci circonda per essere più felici e più produttivi.

La proposta originale di Marie Kondo è stata raccolta nientemeno che da Donna Kimmel, senior Vp e Chief People Officer di Citrix, che prova a portare in ufficio il metodo di Marie Kondo.

Lo fa spiegando come sia possibile creare ordine nella vita professionale facendo sì che ogni sforzo sia finalizzato solo a ciò che porta risultati significativi per la propria attività

Donna Kimmel, Senior Vice president e Chief People Officer di Citrix

Fai una lista e controllala due volte

Secondo lo scienziato comportamentista Dan Ariely, dice Donna Kimmel, il momento migliore per dedicarsi al lavoro sono le prime ore dopo il risveglio. «Iniziate la giornata facendo una lista di cose che vorreste portare a termine, poi guardatela con occhio critico: finalizzare uno di questi compiti porterà a un risultato significativo o vi contribuirà in grande misura? Se questo è il caso, è bene farne un priorità, diversamente provate a pensare perché quel compito è in quella lista e delegatelo o cancellatelo. Senza sentirvi frustrati se qualcosa di più urgente si palesa durante il giorno e dovrete rivedere la vostra lista: in fondo, domani è un altro giorno».

Avere un assistente digitale

Alcune ricerche hanno dimostrato che un impiegato dedica quasi il 20% del suo tempo a cercare le informazioni di cui ha bisogno e spreca più di 32 giorni all’anno passando da un’applicazione all’altra per portare a termini compiti amministrativi.

Tutto questo per Kimmel è frustrante e uccide la produttività. Ma una serie di nuove tecnologie sta cambiando questa dinamica. Ed è possibile usarle per lavorare in maniera più potente e più smart. Sono i workspace intelligenti e permettono di accedere a tutte le app e ai contenuti di cui le persone hanno bisogno per essere produttivi, in un unico spazio digitale. «Un po’ come agisce un assistente personale - dice Kimmel - queste soluzioni sanno chi siamo e che cosa facciamo. E, nel tempo, imparano come lavoriamo e capiscono di quale supporto abbiamo bisogno per operare al meglio. Così, per esempio, quando ci si logga per iniziare a lavorare, è possibile ricevere una notifica di una riunione on un link alla presentazione da fare e altro contenuto utile che potrà essere d’aiuto in quel frangente. E.quando la riunione sarà finita, la soluzione aggiornerà automaticamente il vostro sistema Crm in modo da non dover dedicare del tempo a questa incombenza».

Razionalizzare la comunicazione

La tecnologia ha rivoluzionato il modo in cui si comunica nei luoghi di lavoro. Dalle email, alla messaggistica istantanea alla video chat e alle telefonate, possiamo condividere tutte le informazioni in tempo reale. Ma la tecnologia può essere un’arma a doppio taglio. Da una parte può portare a una maggior collaborazione e risultati più veloci, dall’altra può però distrarre e rendere meno produttivi. «In che modo ci piace comunicare? - si chiede Kimmel - E come preferiscono comunicare le persone di cui avete più bisogno per poter lavorare al meglio? Dare la priorità a questi canali e stilare una serie di linee guida su come gestirli, aiuterà a mantenere la giusta concentrazione. Per esempio, è bene chiudere Outlook mentre si partecipa a una riunione o si lavora a una presentazione e disabilitare le icone che notificano messaggi su Slack, controllando queste app a orari predefiniti durante la giornata. E se non potete fare a meno di guardare i messaggi ogni volta che sentite la notifica, disabilitate anche quella».

L’impiegato medio, conclude Kimmel, spende circa 2,5 ore al giorno in questioni “diplomatiche” sul posto di lavoro. Se può essere facile cadere in tentazioni simili, dobbiamo invece concentrarci su una domanda: “che cosa sappiamo davvero?” «Questo è un piccolo trucco che può avere un grande effetto sulla gestione delle nostre energie. Puntando l’attenzione su quello che possiamo controllare e isolandoci dai rumori esterni inizieremo a vedere grandi progressi e a dividere più chiaramente ciò che è reale da ciò che è ipotetico. Continuate a lavorare sui vostri compiti e scoprirete nuovi modi per creare un ambiente positivo in cui voi e vi vostri colleghi potrete portare risultati tangibili per voi e per la vostra azienda. Mettendo ordine nel vostro lavoro e focalizzando l’attenzione su ciò che importa di più potrete diventare energia positiva e creare un luogo di lavoro felice per voi stessi e chi lavora con voi».

 

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