E’ tempo di ripensare la collaborazione in azienda

Grazie ai sistemi di telepresenza si possono associare la velocità e l’efficienza di una telefonata con i vantaggi di un incontro vis-a-vis. Gli elementi chiave per una telepresenza di qualità.

Consideriamo questo scenario ipotetico: ci troviamo a Helsinki per partecipare a un incontro con uno dei nostri più importanti clienti, e abbiamo appena saputo che questo sta per scegliere un nostro concorrente per un progetto strategico. Abbiamo chiesto e ricevuto tempo supplementare per ripresentare il nostro progetto, e ora abbiamo poco più di una settimana per formulare una nuova proposta.

Il problema è che la nostra sede centrale è a Parigi, la progettazione dei prodotti avviene in California, la produzione esternalizzata in Estremo Oriente. Dobbiamo mettere insieme le diverse parti della nostra azienda, senza dimenticare i fornitori esterni, per costruire una contro offerta nel tempo dato. Ed il tutto tocca a noi. Ma come?

Con queste limitazioni temporali, viaggiare è fuori discussione, e del resto sembra difficile portare a termine il lavoro solo con telefono e posta elettronica. Con la telepresenza, invece, possiamo organizzare tutti questi incontri dalla sede di Helsinki, che dispone di un sistema di telepresenza immersiva. Questo ci permette di comunicare visivamente in tempo reale con tutto il team coinvolto nel progetto. Utilizzando la telepresenza, abbiamo più possibilità di concludere la proposta in tempo.

I vantaggi delle telepresenza

Perché? Perché - nonostante le differenze di fusi orari - possiamo comunicare in modo più naturale ed efficace e dare feedback più mirati sulle azioni da intraprendere e le responsabilità di ciascuno. Possiamo davvero vedere se il nostro partner esterno per la produzione comprende la soluzione che noi andremo a proporre.

Usare la telepresenza ci permette di ottenere il massimo dei due mondi: associa la velocità e l'efficienza di una conversazione telefonica con i vantaggi di un vero incontro faccia a faccia. Aggiunge inoltre il realismo e l'interazione dinamica che altri strumenti di collaborazione non possono dare. Questa è la forza della collaborazione basata sulla telepresenza. E non si limita ai confini dell'azienda.

I cambiamenti di business in atto
Negli ultimi 20-30 anni, Internet e i cambiamenti globali nella logistica hanno fatto sì che competere su scala globale sia diventata una necessità reale per la maggior parte delle imprese. Oggi la maggior parte delle aziende esternalizza o comunque trasferisce in esterno importanti aree del proprio business, come ad esempio la produzione e le attività di back-office.

Questa distribuzione globale delle strutture di business crea una grande esigenza di collaborazione a distanza, e spesso con realtà fuori dal perimetro aziendale.

Oggi quindi, nell'attuale clima economico, le persone di un'azienda devono incontrasi con persone di un'altra organizzazione che si trova in un altro stato, con un altro fuso orario e magari anche nell'altro emisfero; i consueti strumenti di collaborazione (telefono, email e web) sono ormai impiegati al massimo delle proprie potenzialità e quindi da essi non ci si può aspettare un significativo incremento nel livello di collaborazione offerto.

Anche aziende che si considerano fiere concorrenti devono comunque collaborare e comunicare fra loro in modo efficace a più livelli. Il time to market e la produttività, più che i semplici risparmi sui costi, stanno diventando sempre più importanti.

Il telefono e la posta elettronica sono ampiamente riconosciuti come metodi “familiari” per la comunicazione interna, ma le nuove tecnologie come la telepresenza forniscono uno strumento più naturale ed ancor più potente per cambiare il modo in cui le imprese comunicano e lavorano.

Inoltre, molte imprese che hanno già adottato gli strumenti tradizionali di collaborazione sono alla ricerca di modalità che ne massimizzino ulteriormente i risultati in tema di efficienza, man mano che nuovi modelli collaborativi maturano.

Un ulteriore cambiamento in atto riguarda le modalità e le metodologie usate in questo tipo di interazioni. Solo pochi anni fa gli strumenti di comunicazione disponibili alle aziende erano ancora limitati, ora invece esiste una vasta gamma di strumenti, che vanno dalle email alle soluzioni di fascia alta per la telepresenza immersiva.

La caratteristiche di una soluzione di telepresenza
Nello specifico, le componenti tecnologiche di una soluzione di telepresenza sono mirate a creare una simulazione completa, a grandezza naturale, di un normale meeting. Di conseguenza, sono dedicate molte energie alla progettazione della suite di telepresenza, in particolare per quanto riguarda l'ambientazione.

La combinazione tra video di alta qualità, reti affidabili e soluzioni professionali di illuminazione e audio creano l'illusione di trovarsi nella stessa stanza del proprio interlocutore.

Le strutture tradizionali di videoconferenza spesso sono installate in ambienti multifunzione usati anche per altre attività. Dunque capita spesso che le postazioni, il posizionamento della videocamera, l'illuminazione e l'audio non siano ottimizzati per la comunicazione visiva.

Un'installazione non ottimale può creare un'eccessiva visibilità della tecnologia, distraendo i partecipanti da quello che è l'obiettivo della comunicazione, e compromettendone l'efficacia.

Un altro effetto negativo dell'uso di sale multifunzione è che queste sono spesso dedicate anche ad altre attività: un utente che volesse usare la sala per un meeting video potrebbe trovarla già occupata per altri motivi.

Un elemento da non sottovalutare è il fattore umano. La telepresenza permette di ricreare gli aspetti sociali, comportamentali della comunicazione interpersonale. Per avviare una comunicazione davvero completa, soprattutto quando si è fisicamente distanti, è importante poter scambiare segnali, sia verbali che non verbali.

L'importanza di questo aspetto aumenta quando la comunicazione avviene fra persone con differenze culturali e linguistiche. L'ambiente ottimale che viene creato con una suite di telepresenza si focalizza sugli aspetti che rendono possibile l'interazione visiva. Questo livello inconscio della comunicazione è completamente assente da telefono e posta elettronica.

La capacità di condividere facilmente dati, come presentazioni PowerPoint e fogli di calcolo Excel, è altrettanto cruciale per una corretta riproduzione della comunicazione faccia a faccia, ed è facilmente ottenibile grazie ad una suite di telepresenza.

In sostanza, la telepresenza è in grado di dar vita a riunioni virtuali, dove gli utenti si trovano faccia a faccia, che riescono a simulare in modo altamente realistico l'esperienza di comunicazione e interazione che solo chi è in una stessa stanza può vivere.

Gli elementi fondamentali per una telepresenza di qualità
I fattori chiave necessari per ottenere un'esperienza di telepresenza quanto più immersiva comprendono:

  • Una tecnologia discreta e non invasiva
  • Soluzioni video Full HD
  • Ambiente dedicato (per massimizzare l'investimento e il ROI)
  • Network dedicato ad alta qualità e affidabilità
  • Sistema di illuminazione professionale
  • Connettività semplice, dotata di un'interfaccia utente intuitiva che permetta di effettuare chiamate ad hoc
  • Un design della sala quanto più possibile coerente e coordinato

È importante notare come tutti questi fattori siano necessari per creare l'esperienza descritta in questo articolo, ma nessuno di questi da solo è sufficiente. L'insieme di questi elementi crea un'esperienza superiore alla semplice somma delle sue parti. Se associamo il tutto a un'interfaccia intuitiva per gli utenti, otteniamo uno strumento che finalmente si pone come vera alternativa alle vere riunioni.

Questo nuovo modo di affrontare gli incontri aziendali non vuole suggerire l'inutilità o lo scarso valore dei meeting tradizionali, ma fornisce un modo per realizzarli quando il tempo, le distanze o la necessità di ridurre le spese impediscono alle persone di muoversi dai propri uffici.

*Country Manager, Tandberg Italia, Grecia Cipro e Malta

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