Document management in cantiere

Cmb ha scelto la soluzione Execute360 di Global360, implementata da Icon, per gestire il ciclo documentale passivo.

Cmb (Cooperativa Muratori e Braccianti) è un'impresa di costruzione con oltre 1.000 soci e 900 dipendenti che ha visto chiudere l'esercizio 2008 con un fatturato superiore ai 600 milioni di euro.

La Cooperativa è coordinata dalla Direzione Operativa, composta da sei Direzioni Centrali e dalle tre Divisioni Operative territoriali di Carpi, Roma e Milano che gestiscono le attività dei numerosi cantieri sparsi in Italia.

Prima di rivolgersi a Icon, società di consulenza e sviluppo di soluzioni Ict, Cmb gestiva il ciclo documentale passivo in modo tradizionale, con l'invio delle fatture via fax o per posta elettronica dai cantieri e dalle divisioni territoriali alla direzione amministrativa di Gruppo, e la successiva archiviazione manuale della documentazione cartacea.

L'obiettivo era creare un collegamento tra sede centrale, divisioni territoriali e cantieri per la completa gestione del ciclo documentale passivo, le fatture ricevute per materiali e prestazioni d'opera, nonché le informazioni e il materiale a corredo, integrandolo con l'Erp e la contabilità analitica.

Cmb ha quindi scelto la soluzione di document management Execute360 di Global360.

Un progetto che, per il Responsabile Sistemi informativi di Cmb, Luca Padovano, come riporta una nota di Global360, è stato un caso di studio che ha convinto la società a investire nella gestione documentale.

Il ciclo passivo di Cmb prevede che ogni fattura prima di essere liquidata vada sottoposta a due livelli di approvazione: il parere tecnico di produzione e quello amministrativo di congruità. Il processo si complica a causa di una pratica del settore edilizio, in base alla quale i fornitori emettono un'unica fattura a fronte di più commesse. Ne consegue che ogni fattura, prima di passare al vaglio di congruità da parte dell'amministrazione, dovrà essere approvata dai capi-commessa, responsabili dei centri di costo ai quali gli importi andranno imputati. Il processo non si basa su una gerarchia tra gli attori coinvolti, le cui approvazioni possono avvenire in maniera asincrona e senza una logica sequenziale.

Nel ridisegnare il flusso per Cmb, Icon ha preso in considerazione, inoltre, l'organizzazione territoriale della Cooperativa, prevedendo la possibilità di riconoscere un'autonomia contabile ai singoli cantieri. Anche a livello decentrato è ora possibile gestire il ciclo documentale passivo, acquisendo le fatture tramite scansione digitale e trasferendone i dati al sistema informativo centrale.

La gestione del ciclo documentale passivo si interfaccia con l'Erp sviluppato internamente da Cmb che gestisce la contabilità generale, quella analitica e finanziaria. Il flusso inizia con la scansione della fattura che poi viene accoppiata alla prima nota contabile. I dati e le informazioni provenienti dal sistema documentale sono sincronizzati con quelli che risiedono nell'Erp centrale.

Il processo prevede il coinvolgimento dei capi-commessa e dell'amministrazione; i tecnici di cantiere, pur non partecipando attivamente al ciclo di approvazione delle fatture, posso accedere alle informazioni contenute in archivio.

Il sistema è usato attualmente da 30 capi-commessa, 20 impiegati amministrativi e 60 tecnici di cantiere. Cmb gestisce, in media, un flusso di 60.000 documenti “passivi” all'anno, che vanno dalle fatture ai contratti di sub-appalto. Il procedimento coinvolge, oltre alle tre Divisioni territoriali di Carpi, Roma e Milano, anche una decina di cantieri a cui la Cooperativa ha riconosciuto l'autonomia contabile.

L'utilizzo della soluzione di document management Execute360 di Global360 ha portato come principale vantaggio quello di uniformare le procedure di gestione del ciclo passivo. Pur mantenendo una certa flessibilità a livello locale, prerogativa fondamentale per un'azienda di costruzioni, l'iter oggi è standardizzato e di facile gestione.

Per il futuro Cmb ha in progetto di riscrivere il flusso documentale del ciclo attivo. Ciò consentirà agli utenti aziendali di avere un pieno accesso alla documentazione relativa alle procedure e darà al management nuovi strumenti per il controllo di gestione.

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