L’indicizzazione dei file con tool dedicati permette una ricerca immediata all’interno dei PC Windows. Vediamo quali sono le applicazioni disponibili.
settembre 2008 I motori di ricerca su Internet sono da tempo la base per un uso proficuo del web, in particolare in campo professionale dove è fondamentale trovare rapidamente informazioni e fonti aggiornate. Quando però si ricercano informazioni all’interno del proprio PC o della rete LAN aziendale ci si rende conto che strumenti e tecniche di ricerca sono nettamente meno rapide, efficaci ed avanzate di quanto offerto su Internet dai motori di ricerca più noti, come Google, Yahoo o Microsoft Live Search.
In particolare fino all’avvento di Windows Vista l’unico strumento di ricerca offerto dal sistema operativo era il lento e instabile Cerca, presente anche nella versione Professional di Windows XP senza alcuna funzionalità aggiuntiva. Con Windows Vista Microsoft ha introdotto uno strumento di ricerca decisamente più potente e rapido, dotato di funzioni di indicizzazione flessibili e nettamente più stabile, ma siamo sempre lontani dall’efficienza dei migliori motori per Internet.
La soluzione è il Desktop Search
La prima vera soluzione non poteva che arrivare proprio dagli stessi creatori dei motori web, che hanno messo la potenza dei motori Internet a disposizione dei normali PC tramite interessanti soluzioni chiamate Desktop Search, ovvero una sorta di versione per uso locale dei motori di ricerca web.
Nomi come Google e Microsoft sono scesi in campo con soluzioni di questo genere, creando un nuovo tipo di prodotto che finalmente offre la possibilità di ricercare documenti e file nella propria rete locale o in un singolo computer con la stessa efficienza con cui si cercano informazioni su Internet.
Ad essi si sono presto affiancati alcuni importanti produttori di software di ricerca come X1 Technologies (legato a Yahoo) o Isys, creando un’interessante serie di alternative cui si aggiungono le soluzioni open source e freeware come Strigi o Copernic. In ogni caso anche le soluzioni di Google, Yahoo e Microsoft sono gratuite almeno per i singoli utenti, e si paga solo se necessitano soluzioni commerciali per l’intera LAN aziendale.
Cosa possono fare i motori locali
Un software di tipo Desktop Search a prima vista può evidenziare un’interfaccia grafica più o meno simile a un motore di ricerca web, ma la variabilità è notevole: si va dalla semplice casella di ricerca alle complesse finestre piene di opzioni avanzate. Diversi software mostrano inizialmente una semplice casella di ricerca, e poi offrono le opzioni più avanzate in una seconda fase, in cui l’utente raffina la ricerca.
Oltre all’interfaccia di ricerca è però fondamentale l’interfaccia di presentazione dei risultati, che anche in questo caso può somigliare molto a quella dei motori web, ad esempio evidenziando l’intero passaggio di testo che include la parola ricercata invece di limitarsi a visualizzare la lista dei file trovati, cosa che rende molto più facile trovare il file giusto tra quelli che rispondono ai parametri di ricerca. L’interfaccia deve però evidenziare anche i dettagli dei file trovati come dimensioni, data di creazione, tipologia ecc., cosa che non avviene nei motori web.
I tipi di ricerca possibili con i migliori software Desktop Search sono nettamente più avanzati rispetto a una funzione come Cerca di Windows XP, che si limita a ricercare file in base a nome, data di modifica o dimensioni, oppure termini contenuti all’interno di documenti Office.
Con il Desktop Search si possono ricercare termini in messaggi di posta elettronica, rubriche contatti e cronologie del browser, o utilizzare i cosiddetti “metadati”; ovvero ricercare file audio in base ai Tag come autore e album, o immagini in base ai dati Exif come data di scatto, tipo di fotocamera, esposizione usata e così via. Inoltre è possibile utilizzare operatori booleani per creare ricerche complesse.
Un altro vantaggio di questi software è la velocità: una ricerca con le funzioni di Windows XP può impiegare anche decine di minuti, mentre con i software di Desktop Search i risultati arrivano in pochi secondi perché i file sono stati “indicizzati” ovvero i dati su di essi sono stati inseriti in un database che consente tempi di ricerca estremamente rapidi.
Indicizzazione che è in realtà disponibile anche per Windows 2000 e XP, ma che pochi utenti utilizzano anche perché non è integrata nell’interfaccia del motore di ricerca.
Utilità in campo aziendale
In campo aziendale i software di Desktop Search possono risolvere un problema sempre più sentito: la confusione e la dispersione delle informazioni che si credeva sarebbero terminate con il passaggio dai documenti cartacei alla digitalizzazione dei dati, sta invece prendendo piede proprio in campo informatico.
I dati digitali infatti non sono sempre strutturati, anzi solo un quinto dei dati importanti per un’azienda è immagazzinato in modo ordinato e facilmente ricercabile, ad esempio in un database SQL o in tabelle di Excel.
Tutto il resto è disperso in file singoli, DOC, PDF, e-mail, file grafici e così via, sparsi sia nei server aziendali che nei computer dei dipendenti, con il risultato di notevole confusione, lentezza di ricerca, facilità di smarrimento e scarsa sicurezza. Grazie a un software di Desktop Search è possibile effettuare ricerche avanzate in questa marea di file, ritrovando in tempi rapidi le informazioni necessarie per le attività aziendali.
Quando si parla di motori di ricerca si pensa subito a Google, da tempo leader nelle ricerche Internet. Google è stato anche tra i primi a offrire la possibilità di effettuare ricerche all’interno del proprio computer, con Google Desktop.
Il principale vantaggio di questo software, scaricabile gratuitamente da desktop.google.com, è l’interfaccia simile a quella di Google per Internet. Sul proprio PC appare la familiare pagina di ricerca di Google, e i risultati vengono presentati in modo molto efficace, ad esempio evidenziando interi passaggi di testo contenente il termine ricercato facilitando l’individuazione del file corretto.
Supporta ricerche in documenti Office, e-mail, file audio, fotografie, messaggi istantanei e chat, posta Gmail, pagine web visualizzate. Un punto di forza sono poi i PlugIn, ce ne sono già una ventina disponibili che ampliano i formati indicizzabili includendo anche tipi di file professionali come quelli in campo CAD, geolocalizzazione, linguaggi di programmazione ecc.
L’indicizzazione intelligente agisce solo mentre il PC è inattivo per non rallentarne le operazioni. Molto interessante è anche la copia cache, che consente di usare Google Desktop anche come software per il recupero dei file eliminati per errore.
La sezione di Ricerca Avanzata offre la possibilità di creare ricerche complesse in modo intuitivo, senza usare operatori booleani, mentre la Ricerca Rapida consiste nella celebre casella di ricerca di Google, semplice ed efficace.
Da segnalare anche l’attenzione alla sicurezza, con il blocco dei link che da documenti o e-mail portano a siti pericolosi contenenti malware o phishing, e l’integrazione in Outlook.
La risposta di Microsoft a Google Desktop è Windows Search 4.0, che rappresenta contemporaneamente l’aggiornamento del motore di ricerca integrato in Windows Vista e di Desktop Search per Windows XP, unificando i due prodotti.
Numerose sono le novità di Windows Search 4.0, tra le quali diverse di notevole interesse in campo business. Ad esempio è ora possibile integrare ricerche sul singolo PC e su PC remoti dell’intera LAN aziendale, rendere disponibili i risultati della ricerca come Feed web, indicizzare file crittografati e visualizzarli come risultati della ricerca solo agli utenti dotati dei permessi necessari, ricercare file memorizzati su share remote, impostare i parametri di funzionamento di Windows Search tramite le policy di gruppo.
Altre funzionalità interessanti di Windows Search sono l’indicizzazione di file Office e di tutti gli elementi (posta, calendario ecc.) di Outlook/Outlook Express/Windows Mail, le ricerche tramite metadati come i Tag nei file multimediali e anche nei file eseguibili, il supporto di Add-In per altri tipi di file.
L’interfaccia è ovviamente ben integrata in Windows, organizzata con chiare schede e menu a discesa e decisamente intuitiva, grazie anche a una casella di ricerca rapida integrata nella barra delle applicazioni. Windows Search 4.0 può essere installato su PC con sistema operativo Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Server 2008 e Windows Home Server. Lo si scarica gratis dalla sezione download del sito Microsoft..
La risposta dell’altro grande competitor, Yahoo!, è stata invece diversa: per un certo periodo Yahoo! ha distribuito, con il nome di Yahoo! Desktop Search, un motore di Desktop Search realizzato da X1 Technologies, che poi è stato distribuito come freeware anche dalla X1 stessa con il nome di X1 Professional.
Oggi però Yahoo! ha abbandonato la partnership e si limita a suggerire il motore di X1 Technologies, e anche la X1 Technologies ha cambiato politica: X1 Professional non è più totalmente gratuito. Dopo una prova gratuita di 30 giorni alcune funzioni dedicate all’uso aziendale vengono disabilitate e sono disponibili solo pagando, mentre le altre restano attive gratuitamente.
Le funzioni che vengono disabilitate sono l’indicizzazione di unità condivise in rete LAN, di file PST di Outlook (con possibilità di copiare file di messaggi e-mail direttamente negli archivi PST) e di cartelle pubbliche di Lotus Notes e Microsoft Exchange.
Le funzionalità che restano gratuite includono comunque la potente interfaccia di ricerca, pensata specificamente per l’utenza business e organizzata a schede, con la possibilità di trascinare direttamente i risultati nelle finestre delle applicazioni tramite drag&drop, l’esportazione dei risultati delle ricerche come tabella di Excel, anteprima di ben 370 formati file con visualizzazione dei contenuti anche di file in formati salvati da applicazioni Macintosh, indicizzazione contenuti file compressi ZIP, anteprima file multimediali con riproduzione audio/video, ecc. Inoltre X1 è pienamente scalabile verso soluzioni Enterprise/Corporate per aziende di qualsiasi dimensione.
Copernic Desktop Search è un software gratuito dalle potenzialità interessanti, dotato di una finestra ricca di opzioni e liste a discesa per raffinare la ricerca. Può indicizzare un’ampia gamma di formati file come documenti, immagini, musica, video ecc., più messaggi e-mail, contatti della rubrica, preferiti e cronologia del browser. Supporta anche dischi esterni e share di rete LAN. L’indicizzazione avviene in background solo quando il PC è inattivo. Particolarmente avanzata è la ricerca tramite metadati, che avviene non solo nei file multimediali ma anche nei codici sorgente dei principali linguaggi di programmazione.
Copernic è leggero ed efficiente, più semplice da usare di X1 e più rapido di Google, e ci si meraviglia che sia offerto gratuitamente per gli usi non commerciali. Infine una segnalazione va fatta per Virgilio Desktop Search¸ in quanto si tratta di uno dei pochi esempi italiani di Desktop Search, basato proprio sul motore di X1 Technologies di cui si è detto in precedenza, ma totalmente gratuito. Si può infatti scaricare gratis dal sito di Alice/Virgilio anche se non si è clienti ADSL di Telecom Italia.
Offre l’indicizzazione di oltre 300 tipi di file compresi i file compressi ZIP e gli allegati dei messaggi e-mail, visualizzazione risultati con anteprima, salvataggio ricerche effettuate. Non supporta la ricerca su PC in rete locale LAN, mentre è presente l’esportazione dei risultati come tabella Excel. Sono possibili attività interattive come rispondere a una e-mail direttamente dalla lista dei risultati di Virgilio Desktop Search senza dover aprire Outlook.
In azienda le proposte
di Google
In campo aziendale le esigenze di ricerca possono crescere al punto che non è più sufficiente un software di Desktop Search come quelli presentati in queste pagine. Per ottenere le performance richieste in aziende in cui indicizzazione e ricerca dei file sono fondamentali per il proprio business ci si deve orientare verso soluzioni con hardware specializzato, e anche in questo campo Google dice la sua.
La prima proposta è Google Mini, un sottile box azzurro che, con prezzi a partire da soli 1.995 euro, offre ricerca in applicazioni aziendali, protezione a livello di documento, front-end Google OneBox Enterprise per accedere alle informazioni più aggiornate su applicazioni e servizi aziendali tra cui telefonia VoIP Cisco e applicazioni Oracle, generazione di rapporti avanzati con Google Analytics. Supporta 220 formati file, può generare mappe del sito web aziendale, supporta la ricerca su file server, ha capacità di ricerca sino a 50.000 documenti.
A prezzi superiori si può raggiungere una capacità sino a 300.000 documenti per 9.990 euro, e sono inclusi 2 anni di assistenza. Per esigenze ancora superiori c’è Google Search Appliance, un box giallo di dimensioni più corpose che nasconde potenzialità hardware per l’indicizzazione di milioni di documenti. Il modello meno costoso ha un prezzo di 24.000 euro e può indicizzare 500.000 documenti con funzioni come la ricerca diretta in database relazionali, rilevazione automatica di 28 lingue, crawler che lavora sui file server aziendali in modo analogo a quanto Google esegue sui server Internet.
