Dalla carta al digitale molti i vantaggi

È la dematerializzazione il punto chiave per ottimizzare il flusso dei documenti cartacei in azienda. E i risultati portano benefici non solo economici, ma introducono anche maggiore efficienza nei processi

In un momento in cui la ricerca dell'efficienza si fa sempre più esasperata, avere un maggiore controllo dei flussi documentali cartacei dovrebbe diventare uno degli obiettivi prioritari di tutte le aziende, pubbliche e private. Infatti, la carta che circola negli uffici è sempre troppa e la sua riduzione potrebbe portare notevoli benefici, a cominciare da quelli economici.

E non si tratta di spiccioli: NetConsulting nell'Osservatorio sul documento digitale, realizzato nel 2006 per Infocamere, stimava che gli impatti sul sistema Italia dei costi e delle inefficienze connesse alla gestione tradizionale dei documenti ammontano a un valore compreso tra i 42 e i 70 miliardi di euro, a seconda che si considerino i soli documenti contabili/amministrativi o si allarghi l'ambito di riferimento a tutte le tipologie documentali. Adottare soluzioni di ottimizzazione e dematerializzazione comporterebbe, quindi, un risparmio compreso tra il 3% e il 5% del Pil.

Ma i vantaggi non sarebbero puramente economici. Le aziende, grazie alla digitalizzazione, potrebbero migliorare la comunicazione con clienti, fornitori e partner, ottimizzare processi quali la gestione degli ordini e la fatturazione e migliorare la tracciabilità delle spedizioni. Un altro vantaggio importante delle soluzioni documentali è che permettono di soddisfare le richieste di tracciabilità di numerose normative, come ad esempio quelle nel campo alimentare o farmaceutico.

La dematerializzazione si può realizzare in vari modi raggruppabili in due grandi categorie: evitare di creare carta inutile e convertire la carta esistente in documenti elettronici.

Si può evitare che i fax si materializzino in copie cartacee, creando documenti elettronici che possono essere instradati sul circuito e-mail direttamente al destinatario. Si possono creare fatture e ordini in formato elettronico, sollevando al tempo stesso gli operatori da attività standard come l'inserimento del numero d'ordine e dei dati del cliente e automatizzarne l'invio integrando questi processi con gli applicativi gestionali.

In questo modo si creano nuovi canali di comunicazione: non più solo posta o fax, ma anche e-mail, Sms, Web.

La spinta della digitalizzazione

Il mercato della dematerializzazione è in forte crescita e in Europa, secondo Idc, dovrebbe mettere a segno nel 2009 addirittura una crescita del 24% sul 2008. Degno di particolare nota è che la componente della creazione e diffusione di documenti personalizzati cresce di più rispetto alla lettura automatica dei documenti cartacei. Ciò perché l'implementazione delle soluzioni aziendali è entrata nella seconda fase. La prima era stata, negli anni 90, l'installazione dei pacchetti Erp, che miravano a soddisfare le esigenze gestionali di base, oggi con la dematerializzazione si realizza l'interfacciamento ottimale tra i moduli applicativi che possono fornire l'intero potenziale di efficienza.

I vantaggi ottenibili derivano, in sostanza, dalla accelerazione dei tempi di trattamento dei documenti e vanno dalla automazione dei compiti prima manuali, alla possibilità di personalizzare i documenti diretti verso i clienti, a una maggiore reattività verso il cliente. Da non trascurare anche altri vantaggi aggiuntivi, come la visione unitaria della situazione di un cliente, per la possibilità di riunire in un unico dossier tutti i documenti che lo riguardano, il controllo automatico dei documenti e il loro smistamento sui circuiti elettronici.

Ottimizzare i flussi

Se la dematerializzazione può sembrare un obiettivo irraggiungibile, almeno in un lasso ragionevole di tempo, si può ripiegare su interventi meno radicali e puntare sull'ottimizzazione del flusso documentale. Il punto di svolta è l'assunzione della coscienza dei costi relativi alle stampe, in genere considerati come fisiologici, indissolubilmente legati ai processi aziendali. Ma non è così e, paradossalmente, sono proprio i costruttori di stampanti che, avendo identificato il problema, si fanno parte attiva, proponendo soluzioni di gestione dei processi di stampa in outsourcing. E una delle voci di risparmio principali è proprio la riduzione dei volumi di stampa dovuta alla coscienza finalmente acquisita dei costi relativi.

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