Intranet ben costruite possono cambiare notevolmente i processi aziendali e facilitare il lavoro.
Nonché rendere più semplice la ricerca di informazioni e aumentare il coinvolgimento dei collaboratori.
Ariadne Digital, società di design e sviluppo che assiste le aziende nella trasformazione digitale, ci offre alcuni consigli su come costruire intranet davvero efficaci.
Costruire una intranet efficace
Secondo Ariadne Digital, uno degli errori più comuni nella costruzione di una intranet è il non coinvolgere gli utenti finali. Coinvolgere gli utenti chiave e cercare di capire i loro reali bisogni è indispensabile per costruire una rete davvero efficace.
Al contrario, non chiedere a chi userà quotidianamente la intranet informazioni sul proprio lavoro, può condurre a risultati insoddisfacenti.
Adottare dunque un approccio user-centered. E fare attenzione al fatto che la scelta tecnologica agevoli il progetto piuttosto che ostacolarlo.
Anche implementare tutto e subito potrebbe non rivelarsi una buona idea. Meglio stilare un elenco di priorità, implementando prima ciò che porta davvero valore per l’azienda e gli utenti. E procedere poi con revisioni successive.
L’importanza di prototipo e test
Non realizzare un prototipo può essere un grande errore. Il prototipo non è affatto una perdita di tempo o di soldi. Al contrario: avere feedback costanti è fondamentale per capire se la direzione intrapresa è quella giusta. Ed è una scelta che, nel lungo periodo, si rivelerà indispensabile e che farà risparmiare parecchio denaro.
Allo stesso modo, uno degli errori più gravi è quello di non fare i test di usabilità. Questi servono per capire se ciò che è stato progettato è davvero utile. A intervalli periodici, è consigliabile fare i test di usabilità per capire se si trovano le informazioni necessarie. E per verificare se il lavoro è davvero agevolato grazie alla intranet.
È un errore anche saltare il beta testing. Coinvolgere alcuni utenti motivati e far provare loro la intranet per un periodo di tempo prima di avviare su larga scala non deve essere considerato un passaggio inutile. Anzi, è uno step davvero indispensabile per non avere sorprese in futuro.
Cosa fare dopo il deployment
È opportuno fare una buona comunicazione interna per il lancio. E soprattutto, avviare un programma di formazione per tutti coloro che utilizzeranno la intranet è fondamentale per la buona riuscita del progetto.
Inoltre, una volta lanciata la nuova intranet, non è tutto finito. La intranet, infatti, è parte integrante del processo di lavoro. Deve quindi essere costantemente seguita e aggiornata, monitorata e gestita.
È anche consigliabile utilizzare una buona strategia di web analytics per monitorare il comportamento reale degli utenti. Capire cosa utilizzano di più, quali sono i pattern frequenti e se ci sono margini di miglioramento, è fondamentale.
“Viviamo in un’epoca in cui gli uffici sono sempre più smaterializzati e la comunicazione gioca un ruolo sempre più centrale – dice Marcello Ricotti, CEO di Ariadne Digital -. Ci sono team che lavorano a migliaia di chilometri di distanza, si fanno call con persone sparse in ogni angolo del globo o, più semplicemente, si sceglie di lavorare da remoto senza recarsi quotidianamente in ufficio. E questo nuovo approccio al lavoro ha una conseguenza ben precisa: la necessità di creare intranet evolute ed efficienti che possano migliorare la comunicazione, aumentare il coinvolgimento di tutte le risorse, facilitare i processi e rendere più semplice la ricerca di informazioni“.
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