Così si sincronizzano i dati fra più computer

Le utility per disporre di documenti sempre aggiornati all’ultima versione, anche se si usano più PC.

Per un libero professionista, che lavora sia in studio che a casa sugli stessi documenti, è praticamente indispensabile organizzare al meglio la sincronizzazione dei propri file e delle relative versioni presenti sul computer fisso dello studio e sul proprio notebook. Se poi il lavoro comprende anche consulenze in aziende o il proprio studio professionale è di dimensioni importanti, i file andranno sincronizzati pure con uno o più server, mentre se si lavora spesso in mobilità possono essere necessari l'uso di chiavette USB, o la sincronizzazione con il proprio palmare o smartphone.

Un tempo l'unica soluzione per la sincronizzazione dei file era la famosa “valigetta” del tool Sincronia File offerto da Microsoft a partire da Windows 95. Fortunatamente oggi ci sono possibilità nettamente più avanzate, e la diffusione di Internet come mezzo per immagazzinare file in the cloud, ovvero su server che mettono a disposizione i propri servizi di storage e sincronizzazione, ha creato nuove interessanti possibilità in questo campo.

Si potrebbe anzi dividere l'offerta di tool e servizi di sincronizzazione in due grandi categorie: le utility di sincronizzazione classiche, che tengono sincronizzati i file tra più computer e/o dispositivi mobili, e i servizi di sincronizzazione che usano Internet per mantenere aggiornati i file sui vari computer e dispositivi mobili utilizzando uno spazio di memorizzazione online.

L'offerta soprattutto di tool del secondo tipo è in continua crescita, così come le potenzialità e il ventaglio di dispositivi supportati, e in particolare sono sempre più diffusi e utilizzati i servizi gratuiti, che però come si vedrà più avanti possono non essere sempre la soluzione migliore.

Non solo file
I tool di sincronizzazione talvolta non si limitano a offrire la possibilità di tenere sincronizzati i propri file, ovvero di avere sempre copie aggiornate con la versione più recente dei documenti su cui si lavora su PC, chiavette USB, spazio in the cloud e dispositivi mobili. Possono infatti offrire anche la sincronizzazione di impostazioni e personalizzazioni che nel proprio lavoro possono avere importanza pari a quella dei documenti, sia in sé che per il tempo che fanno risparmiare.

Un esempio sono i Preferiti del browser Web, che spesso contengono una lunga serie di link a siti e servizi indispensabili nel corso della propria attività. Altro esempio importante sono i dati di login a siti e portali, anch'essi spesso necessari quando si lavora in trasferta e particolarmente delicati da portare con sé per ragioni di sicurezza, dunque adatti a essere memorizzati in uno spazio online in forma crittografata.

Un'altra sorgente di dati cui può essere richiesto l'accesso da più computer è poi rappresentata dalle conversazioni di messaggistica istantanea, utilizzata sempre più frequentemente per i contatti di lavoro in tempo reale al posto delle tradizionali e-mail. Infine, è ovviamente fondamentale anche la sincronizzazione dei calendari locali e online utilizzati per prendere nota dei propri impegni e appuntamenti.

Dropbox
Dropbox è un servizio di sincronizzazione potente e originale, caratterizzato dall'integrazione tra software da installare sul computer e servizio Web. Dal sito infatti si scarica gratuitamente, dopo aver creato il proprio account, un tool disponibile sia per Windows che per MacOS e Linux.

Il tool, una volta installato, si collega a Internet e consente la sincronizzazione dei propri file con uno spazio online sui server Dropbox che è di 2 GB per la versione gratuita, ma soprattutto consente la sincronizzazione con altri computer via Internet. Dropbox crea una speciale cartella sul desktop dei computer su cui si installa il tool, e basta trascinare un documento in quella cartella (al cui interno è possibile creare sottocartelle a piacimento) per inviarlo sullo spazio online da cui verrà sincronizzato automaticamente con qualsiasi altro PC legato al proprio account.

La sincronizzazione è automatica e trasparente all'utente, che quando si connette al Web si ritrova automaticamente i file della propria cartella Dropbox locale sincronizzati con la versione più recente presente nello spazio online, e una tecnologia di aggiornamento intelligente minimizza il traffico dati inviando online solo le parti modificate dei file aggiornati.

Inoltre è possibile l'accesso ai propri file da qualsiasi PC senza installare il tool, tramite il sito Web di Dropbox. La sicurezza delle operazioni è garantita dall'uso della crittografia AES a 256 bit su protocollo SSL, e Dropbox supporta il versioning ovvero consente l'accesso a tutte le versioni precedentemente salvate di un documento, evitando che l'aggiornamento con la versione più recente impedisca l'accesso alle vecchie versioni sovrascritte.

Decisamente interessanti per l'utenza business sono poi le funzioni di condivisione: è possibile fornire accesso alla propria cartella online a determinati indirizzi e-mail, creando così una sorta di spazio di lavoro condiviso online solo con le persone desiderate e non pubblico.

Di Dropbox è disponibile anche una versione a pagamento (9,99 dollari al mese o 99,00 dollari all'anno) che aumenta lo spazio online da 2 a 50 GB. Infine, si segnala lo sviluppo di Add-On che estendono le capacità di Dropbox, tra cui già disponibili quello per l'uso come portable application su chiavetta USB e quello per gestire conflitti di file.

Google Calendar Sync
È un tool offerto gratuitamente da Google per la sincronizzazione tra Google Calendar e il calendario di Outlook.

Risulta particolarmente utile all'utente business che utilizza Outlook per la gestione dei propri appuntamenti, il quale grazie a questo tool può sfruttare anche la comodità di accesso online e le funzioni di condivisione di Google Calendar senza rinunciare alla sicurezza del calendario salvato localmente, alla sincronizzazione con dispositivi mobili e alle potenzialità professionali del calendario di Outlook.

La utility funziona con le versioni 2003 e 2007 di Microsoft Outlook, e non con Outlook Express che è privo di calendario. Offre sia una sincronizzazione bidirezionale che 1-way, ovvero, è possibile decidere che uno dei due calendari è quello principale cui l'altro si deve sincronizzare, o che ambedue devono sincronizzarsi con le modifiche più recenti.

Una volta installata, la utility appare come icona nell'area di notifica della barra di Windows, e la sincronizzazione tra i due calendari avviene automaticamente con una frequenza impostata dall'utente; il minimo intervallo temporale è 10 minuti. In prova, la sincronizzazione si è dimostrata molto efficiente; unico difetto il supporto dei soli calendari principali di Google Calendar e di Outlook, mentre non sono supportati i calendari aggiuntivi di Google Calendar e i calendari condivisi di Microsoft Outlook.

Un'interessante possibilità aperta da Google Calendar Sync è la sincronizzazione del calendario del proprio palmare/smartphone con Google Calendar, passando per Outlook: basta impostare la sincronizzazione 1-way da Google Calendar verso Outlook, e poi sincronizzare il PDA/cellulare con Outlook tramite ActiveSync (per i dispositivi Windows Mobile) o Nokia PC Suite (per i dispositivi Symbian).

Per la sincronizzazione con dispositivi Windows Mobile esiste un'altra soluzione: si chiama OggSyNc e offre la sincronizzazione tra il calendario di Google e quello dei dispositivi Windows Mobile o anche con Outlook per PC. Gratuita, ha il vantaggio di sincronizzare anche i contatti da Google al dispositivo mobile, e ne è disponibile una versione Pro (29,95 dollari all'anno) che supporta i calendari multipli di Google.

FolderShare
Si chiamava inizialmente FolderShare ma ora ha un nome nella grande famiglia Windows Live, ovvero Windows Live Sync. Si tratta del servizio di sincronizzazione file online di Microsoft, offerto gratuitamente: la creazione dell'account è legata come al solito alla registrazione con l'altrettanto gratuito

Windows Live ID. Tre sono le sue funzionalità: sincronizzazione file tra più computer, accesso via Web ai file sui PC remoti, e condivisione dei file con i propri colleghi di lavoro. Analogamente a Dropbox è composto da un servizio Web e un tool da installare localmente, e contrariamente a quanto ci si aspetterebbe da Microsoft, del tool è disponibile anche una versione per Macintosh.

Una volta installato sui propri computer consente di sincronizzare I file direttamente da un PC all'altro via web, anche in questo caso in modo analogo a Dropbox, ma senza offrire uno spazio online per sincronizzare i file (Microsoft offre tale spazio tramite un diverso servizio, Windows SkyDrive).

I file vengono infatti sincronizzati in modalità peer-to-peer da un computer all'altro, senza essere copiati sui server Microsoft. Da ciò deriva il fatto che per accedere ai file almeno uno dei PC sincronizzati deve essere acceso, connesso a Internet e con Live Sync attivo. Live Sync consente anche l'accesso via browser Web da qualsiasi PC senza il tool installato ai contenuti dei computer che hanno il tool installato: ad esempio, è possibile usare il PC di un cliente per accedere tramite il browser web ai contenuti del proprio PC dell'ufficio, a patto che esso sia acceso e abbia il tool Windows Live Sync installato e attivo.

Vista la delicatezza di questa funzione, essa va abilitata nelle opzioni di Windows Live Sync selezionando la casella Consenti l'accesso remoto a questo computer e può essere disabilitata in qualsiasi momento.

Altra importante opzione di sicurezza è la crittografia dei trasferimenti dati effettuati da Live Sync. Infine, Live Sync offre funzioni di condivisione: basta invitare i colleghi ad accedere ai file condivisi, che restano sul proprio computer, ma per poter effettuare la condivisione su tutti i PC degli utenti deve essere installato il tool.

Syncplicity
Syncplicity ha nel suo stesso nome la ricerca della massima semplicità nella sincronizzazione dei propri file. Ed effettivamente il servizio offre le sue funzionalità, ovvero backup online, sincronizzazione di più PC e condivisione, tramite un'interfaccia intuitiva e piacevole.

Il servizio utilizza, in modo analogo a Dropbox e a differenza di Windows Live Sync, uno spazio di memorizzazione online come base per la sincronizzazione: i file da sincronizzare sono copiati automaticamente nel proprio spazio online sui server Syncplicity, e da qui vengono poi copiati a tutti gli altri PC connessi al proprio account.

Sui PC da sincronizzare deve essere installato un tool, disponibile per Windows e MacOS X. Oltre che a gestire la sincronizzazione tra i contenuti locali e quelli in the cloud, il tool si occupa anche del backup che è una funzione su cui Syncplicity punta in modo particolare.

Il tool infatti offre un backup continuo e trasparente dei propri file, che vengono copiati nello spazio online praticamente in tempo reale (ovviamente dopo il primo backup, che a seconda della quantità di dati può impiegare anche diversi giorni se si utilizza una ADSL con velocità di upload ridotta come quasi tutte quelle su doppino telefonico).

Ciò offre una notevole sicurezza in quanto mentre si lavora creando nuovi file e modificandone altri, Syncplicity in background ne effettua il backup su Internet, fornendo una protezione immediata a differenza dei software di backup pianificato che salvano i file solo una volta al giorno o addirittura alla settimana. Inoltre, è possibile accedere ai propri file tramite browser Web da qualsiasi PC.

Molto utili sono anche le funzioni di versioning: Syncplicity tiene traccia di tutte le vecchie versioni dei file che si sovrascrivono con versioni più aggiornate durante il lavoro, consentendo di recuperarne i dati se dovessero servire.

Le funzioni di condivisione consentono di tenere sincronizzata una cartella con i PC di altri utenti, il che consente ad esempio di tenere sempre aggiornate le varie versioni di documenti in lavorazione sui PC dei colleghi senza dover inviare loro continuamente le versioni aggiornate tramite e-mail. Inoltre è possibile impostare un altro utente come Collaborator o come semplice Reader, in grado di leggere ma non di modificare i file.

Interessante è anche la possibilità di integrare Syncplicity con Google Docs, gestendo in modo unificato i documenti sui due servizi.

La sicurezza delle operazioni con Syncplicity è garantita dalla crittografia AES, ma Syncplicity si distingue particolarmente per l'affidabilità: i dati che si inviano nel proprio spazio online su Syncplicity vengono replicati in ben 4 copie diverse, memorizzate su server posti in luoghi geografici diversi. In questo modo si evita che qualsiasi problema, anche gravi calamità naturali, possa far perdere i propri dati come è invece avvenuto tempo fa a un servizio di backup online molto noto come Carbonite a causa di hardware RAID difettoso (la causa legale si è aperta proprio nel marzo di quest'anno).

Infine, si segnalano la possibilità di eseguire il backup automatico dei Preferiti del browser e, soprattutto, l'eccellente versione mobile del sito (https://m.syncplicity.com) che, a differenza di quanto accade con la maggioranza degli altri servizi web, consente l'accesso ai propri file da qualsiasi dispositivo mobile dotato di browser.

Syncplicity è disponibile in versione gratuita con 2 GB di spazio online e in versione a pagamento (99 dollari l'anno per 50 GB).

SyncToy
Ottimo esempio di utility di sincronizzazione “classica”, non legata a servizi web, è SyncToy di Microsoft, giunta alla versione 2.0. Offre la sincronizzazione di file e cartelle all'interno dello stesso PC o tra più computer della rete locale, sincronizzazione realizzata tramite SQL Server 2005 Compact Edition (che viene installato automaticamente se non già presente sul computer).

L'interfaccia è semplice, basta selezionare le cartelle sorgente e destinazione, ma prima di avviare la sincronizzazione si deve selezionare una metodologia tra le 3 indicate, con nomi non molto eloquenti: Synchronize è la sincronizzazione bidirezionale, Echo è la sincronizzazione dalla cartella sulla sinistra a quella sulla destra rinominando e cancellando file sempre da sinistra a destra, mentre Contribute è la sincronizzazione da sinistra a destra con file rinominati a destra in base ai file sulla sinistra e nessuna cancellazione.

Decisamente non semplice da capire le prime volte; per fortuna è presente il pulsante Preview che consente di visualizzare in anteprima le modifiche ai file prima di far partire la sincronizzazione. Per la sincronizzazione tra due PC SyncToy risulta utile se si dispone di una rete LAN nella propria azienda o studio professionale, in quanto i PC da sincronizzare devono essere collegati nello stesso workgroup tramite rete Ethernet.

La funzione di sincronizzazione all'interno dello stesso PC è invece utile a chiunque, perché offre una particolarità: consente di sincronizzare i dati tra una cartella del proprio computer e una chiavetta USB, che può così essere usata per portare agevolmente con sé i dati sempre aggiornati.

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