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Il controllo della produttività con Office 365

Nel luglio scorso Microsoft ha fornito a Office 365 un nuovo tipo di applicazione. Conosciuto come Workplace Analytics, è progettato per monitorare l’efficacia di un’organizzazione.

Basandosi sull’analisi dell’utilizzo della suite office da parte di un’azienda, la soluzione trae origine da una pletora di indicatori di produttività.

La tecnologia di base nasce dall’acquisizione di VoloMetrix nel 2015. L’obiettivo a lungo termine è di renderlo una console universale per il controllo dell’organizzazione digitale.

Per Office 365 uno strato di intelligenza artificiale

Workplace Analytics integra un’altra applicazione Office denominata My-Analytics. Disponibile da diversi anni, è in grado di monitorare la produttività individuale. Qualificato da Microsoft come “personal coach“, fornisce all’utente vari indicatori attraverso l’analisi della sua e-mail e del calendario Office: volume di email inviate e ricevute, tempo trascorso con il suo manager o in riunioni, tutto durante o fuori l’orario di lavoro ufficiale.

Attraverso uno strato di intelligenza artificiale, My-Analytics traccia le email che il dipendente deve ricordarsi. Secondo Microsoft qui, solo l’utente ha accesso ai suoi dati. L’amministratore e il manager non hanno accesso.

A differenza di My-Analytics, l’analisi del workplace è quindi a livello di gestione dell’organizzazione. Il suo obiettivo preferito? Comitati di gestione e dirigenti delle unità operative. Come My-Analytics, l’applicazione decrittografa calendari Office 365 e corrieri. Esaminando un anno di storia, viene collegato ai server Exchange installati internamente, se necessario.

I suoi cruscotti utilizzano vari indicatori: il tempo medio per settimana trascorso in riunioni o scambi di e-mail, sia durante sia al di fuori dell’orario di lavoro ufficiale, con persone interne o esterne. E questo reparto per reparto.

Oltre a questi cruscotti globali, Workplace Analytics fornisce molti dettagli. Stima ad esempio  la quota di incontri di scarsa qualità, dove persone dello stesso team sono presenti in duplicato, e quindi consapevoli delle stesse cose, o durante i quali i partecipanti scambiano e-mail. “Essa rivela la presenza di sili nell’organizzazione. Ciò è particolarmente interessante per verificare che l’integrazione di una società acquisita sia andata bene. Identifica anche le situazioni di stress. In genere, se l’ attività prodotta inizia improvvisamente a scambiare un sacco di email, può essere il sintomo di un problema.

I dati valutati da Workplace Analytics sono resi anonimi. Microsoft insiste sul fatto che la soluzione è destinata a fornire statistiche per business unit, reparto e servizio. Ad esempio, quando si tratta di e-mail accanto al campo dell’oggetto vengono analizzati solo l’origine e la destinazione della posta all’interno dell’ organizzazione.

Per consentire all’applicazione di identificare la posizione dei mittenti e dei destinatari, sarà necessario importare l’organigramma aziendale. Ma il trattamento è anonimo, non ha bisogno di scendere al di sotto di squadre di 10 persone.

Con un prezzo d’ ingresso di 2 dollari al mese per utente (una tariffa riservata alle aziende che si abbonano a Office 365), Workplace Analytics è attualmente distribuito da una dozzina di importanti account in tutto il mondo. Su Azure, potrebbe poi essere distribuito in altri paesi. Per quanto riguarda le evoluzioni funzionali, l’analisi del posto di lavoro dovrebbe essere presto estesa per includere l’ analisi di altri mattoni Office, in particolare lo strumento di messaggistica del team Team e Skype for Business.

L’obiettivo è anche di integrare i segnali provenienti da applicazioni di terze parti, come Slack o Workday, al fine di coprire la gestione della maggior parte delle attività di collaborazione aziendale oltre l’Office. In termini di reversibilità dei dati, Microsoft prevede anche un processo di sincronizzazione della base di conoscenze di Workplace Analytics su server interni.