Anche i commercialisti devono essere lean

Nato nel 1989, con l’attuale sede a Montecchio Emilia, lo studio di commercialisti Gilioli Marasi ha da sempre sposato la filosofia lean, applicata anche alle piccole e alle micro imprese. Nata con la manifattura, questo modo di intendere il business ricerca la minimizzazione degli sprechi.

I due commercialisti hanno declinato i principi lean nel settore dei servizi, puntando a eliminare carta, trasferte ed errori anche grazie all’aiuto delle tecnologie digitali. Cercando insomma la massima efficienza a tutto beneficio del cliente e del valore da esso percepito.

«A un certo punto della nostra storia - racconta Gilioli - abbiamo deciso che avremmo cercato soluzioni tecnologiche in grado di sposare la nostra filosofia e di aiutarci a estrarre il maggior valore possibile dalle nostre attività consulenziali, eliminando le operazioni più ripetitive e a basso valore aggiunto, che poi sono quelle dove più spesso si nasconde l’errore umano e quindi il più grosso spreco di tempo. Abbiamo deciso di seguire la roadmap di TeamSystem, che era nostro partner già dal 1991 e che ci dava le migliori garanzie in tema di sviluppo di prodotti adatti alle nuove esigenze di mobilità e operatività in cloud».

Stessa visione del futuro


TeamSystem diventa quindi il partner principale dello studio Gilioli e Marasi anche per le soluzioni evolute in cloud e mobilità, vale a dire software in grado di incarnare esattamente la filosofia Lean fortemente perseguita dai professionisti.

«Fatture in Cloud, che abbiamo adottato nel 2015, permette di evitare inutili passaggi tra digitale e cartaceo - dice Gilioli - il che rappresenta un grande passo in termini di efficienza, perché ci consente di risparmiare tempo e minimizzare il rischio di errori. Evitando di muoverci e di muovere i documenti possiamo dedicare il tempo risparmiato ad attività consulenziali a più alto valore aggiunto, che tra l’altro sono quelle che i clienti sono più disposti a riconoscerci, in termini di competenze distintive».

Il processo di gestione digitale dei documenti consente allo studio Gilioli Marasi di controllare ogni singola fattura al momento dell’emissione da parte del cliente, evitando così tempi e costi di rettifiche e note di credito fatte a posteriori.

Via la carta, via l 'errore

«L’eliminazione della carta è forse il passo più concreto nella direzione che porta alla lotta agli sprechi - aggiunge Marasi - e ce ne accorgiamo quando facciamo i conti di quanti armadi ci sarebbero serviti se il trend di crescita della conservazione dei documenti cartacei fosse stato quello di pochi anni fa. Eliminare gli sprechi significa anche risparmiare tempo, in primis quello del cliente. Che capisce e apprezza questo sforzo. Da parte nostra, abbiamo potuto già misurare vantaggi tangibili: una diminuzione del 30% delle ore di straordinario del nostro personale, che deve ricorrere sempre meno alle procedure di individuazione e correzione di errori umani».

Per i clienti più evoluti e di dimensioni maggiori, lo studio Gilioli Marasi utilizza LYNFA Studio, mentre per la gestione dei flussi di cassa viene impiegato Movimenti Bancari, che consente di robotizzare l’acquisizione dei movimenti senza dover aspettare l’estratto conto.

C'era una volta la fattura nel sacchetto del supermercato

Le soluzioni TeamSystem sono anche strumenti di “collaboration” tra studio e clienti. «Una volta i clienti arrivavano con le fatture nei sacchetti del supermercato - racconta Gilioli - oggi, la generazione Facebook chiede e pretende di usare repository digitali comuni, abituata com’è a utilizzare strumenti come Dropbox o OneDrive. Anche in questo caso, abbiamo trovato nelle soluzioni TeamSystem la risposta giusta alle nostre esigenze, con spazi comuni sicuri e gestibili per memorizzare e scambiare documenti».

Quella instaurata tra lo studio Gilioli e Marasi e TeamSystem è una partnership destinata a durare.

Il mondo sta cambiando - dice Marasi - pensiamo soltanto alla conservazione sostitutiva, al Sistema Pubblico di Identità Digitale, alla fatturazione elettronica tra imprese. Per noi, poter stare al passo coi tempi è una questione di sopravvivenza e competitività, e da questo punto di vista facciamo affidamento su TeamSystem e sulla sua capacità di investire e innovare su nuovi prodotti e nuove architetture come quelle del cloud e delle App».

 

 

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