Come pianificare e controllare i costi di un nuovo progetto It

Per compiere le giuste mosse, le Pmi devono seguire alcuni indicatori di massima che possono essere d’aiuto in fase di budget. Dopo aver definito le spese da sostenere, è possibile porre il focus sui reali benefici apportati alle attività che aggiungono valore.

Quando si decide di riprogettare il sistema informativo o semplicemente di aggiungere un tassello, si tende spesso a privilegiare l’analisi relativa alle necessità tecnologiche dell’impresa, con tutti gli aspetti connessi, piuttosto che affrontare lo studio sui costi e benefici della nuova infrastruttra. Queste considerazioni dovrebbero spingere il management aziendale a seguire più da vicino le fasi iniziali di un progetto, là dove le risorse impegnate sono relativamente poche, ma estremamente critiche. Situazione, questa, che spesso si riscontra in una piccola-media impresa. Va anche considerato che l’informatica tradizionale ha sempre effettuato una netta distinzione tra la produzione industriale e lo sviluppo di software fatti in casa, paragonando quest’ultima a un’attività artigianale, quindi soggetta alle capacità dei singoli, non programmabile e controllabile. Per definizione, l’artigiano impara il mestiere da sè, è geloso del sapere acquisito e raramente pianifica il proprio operato. Tale figura professionale è stata superata da una serie di paradigmi e di modelli organizzativi che hanno criticato questa metodologia produttiva mettendone in evidenza i limiti. Mentre il mondo industriale si è in genere evoluto, in alcuni ambiti, tra cui rientrano senz’altro i sistemi informativi aziendali, sussiste ancora il concetto di "mestiere". Con le canoniche barriere che accompagnano questa visione. Per superarle, le Pmi dovrebbero seguire alcuni indicatori di massima, utili nella valutazione economica di un progetto It che può essere tipicamente scomposta in quattro fasi principali: pianificazione di tempi e attività nonché stima di costi e benefici; integrazione del sistema (visione di fase rapportata a quella per processo) e passaggio da logica di prodotto a logica di servizio; education degli utenti aziendali visti come clienti; gestione della documentazione di progetto.

Pianificazione e costi


La definizione di un progetto informatico nasce in seguito a una richiesta da parte degli utenti, generalmente a livello direzionale, di automatizzare una parte delle attività aziendali. Diviene essenziale, una volta presa in carico la richiesta da parte della funzione sistema informatico, identificare tutti gli utenti direttamente e indirettamente coinvolti (dal livello strategico a quello operativo), al fine di distinguere le reali carenze del sistema in uso e individuare quanto richiesto all’automatizzazione. La stima dei costi di un progetto è un passaggio fondamentale: in difetto rischia di far perdere denaro, in eccesso può portare a bocciare progetti economicamente validi. Sebbene gli analisti provvedano sempre a stilare una previsione iniziale dei costi, quanto più precisa e dettagliata, è difficile raggiungere valori di attendibilità elevati, tanto più che spesso manca una base storica che indichi il costo complessivo dei progetti passati, sia a preventivo che a consuntivo. Se gli analisti venissero resi responsabili della gestione dei dati di stima dei progetti passati, attraverso un opportuno database storico, l’azienda potrebbe contare su informazioni consistenti e strutturate, cui attingere in momenti successivi.


In seguito all’attività di previsione, vengono pianificate le risorse necessarie a gestire il progetto. La prassi consiste nel seguire approcci convenzionali per superare difficoltà e ostacoli che, in realtà, di routinario non hanno proprio nulla. Affrontare un cambiamento come questo con le stesse tecniche con cui si affrontano la pianificazione della produzione, il piano di marketing, la valutazione degli investimenti può portare a diseconomie complessive o, addirittura, alla non conclusione del progetto. In tal senso, strumenti e tecniche di project management danno un valido contributo a una migliore gestione delle attività.

Check list d’integrazione


Lo studio di un sistema informativo che produca valore per l’azienda richiede un’analisi approfondita delle attività aziendali per verificarne l’utilità, la non ridondanza, l’integrazione con il resto del sistema e l’esistenza di indicatori di performance. Solo dopo aver creato una check list dei costi da sostenere, infatti, è possibile porre il focus sul supporto che il progetto deve garantire alle attività che realmente aggiungono valore, abolendo quelle inutili.


Una fonte di costo a volte trascurata, ma che spesso si rivela critica, riguarda le persone dell’organizzazione coinvolte: essendo costi "interni", talvolta si dà per scontato che gli utenti del sistema informativo possano tranquillamente supportare lo sviluppo del nuovo sistema e, contemporaneamente, occuparsi delle attività di routine di loro competenza. Trascurare questa realtà, o considerarla solo in modo superficiale, può significare un allungamento dei tempi di analisi.

La fase di education


Come fonte di costo, è necessario valutare attentamente e pianificare nei dettagli l’aspetto education per consentire agli utilizzatori di raggiungere, nel minor tempo e con la minor fatica possibile, una conoscenza completa e approfondita del nuovo sistema informativo. Lo scopo è quello di rendere autonomi gli utenti anche in caso di problemi. Capita, invece, frequentemente che, di fronte al primo ostacolo, ci si rivolga a personale esterno (tipicamente il consulente del vendor). Non investendo in formazione, l’azienda rischia non solo di privarsi della capacità di risolvere autonomamente il problema, ma anche di creare una sorta di "dipendenza psicologica" verso il partner, con l’aggravio di poter incappare


in costi non pianificabili in fase iniziale.

Gestire la documentazione


Per garantire un costante allineamento tra quanto richiesto al sistema informativo (che deve essere documentato) e ciò che in effetti viene fatto, è utile impiegare i Case (Computer aided software engineering) che, prendendo come input una documentazione tecnica strutturata, generano un codice eseguibile. Purtroppo, tali strumenti non sono più in grado, come in passato, di creare un sistema completo e per tale motivo sono caduti un po’ in disuso. È comunque innegabile che tool di questo tipo forniscano un grande supporto, se non altro come metodologie di lavoro, alla stregua del workflow management.

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