Lo studio “Meetings Around the World II: Charting the Course of Advanced Collaboration”, condotto da Frost & Sullivan e sponsorizzato da Verizon e Cisco, fornisce un quadro delle modalità utilizzate per includere strumenti avanzati di collaborazione nei processi aziendali.
La ricerca consente di definire dieci passi che le aziende possono seguire per ottenere il massimo dalle loro risorse di collaborazione.

Il primo, quasi scontato, è quello che esorta a investire in un'infrastruttura Ip. Reti Ip flessibili ed estendibili sono la base per utilizzare bene gli strumenti di collaborazione e comunicazione unificata (Uc&c) e dovrebbero disporre di ampiezza di banda on-demand e classi di servizio in grado di agevolare carichi di traffico maggiori. Lo studio ha rilevato che le reti Ip stanno crescendo come basi per il lavoro aziendale e la collaborazione si è spinta oltre i servizi di conferencing, fino a includere altre applicazioni basate su Ip.

Poi bisogna stabilire un criterio di valutazione del successo della collaborazione. Per farlo vanno intervistate le parti interessate per capire le loro necessità di lavoro e la volontà di adeguarsi al cambiamento, stabilire i requisiti attuali e futuri e pianificare.

Terzo: concentrarsi sugli obiettivi finali.Qui il consiglio è ficcante: vanno evitate le chiacchiere inutili e bisogna prendere in esame quali sono i problemi aziendali da risolvere. Cioè: studiare un piano di Uc&c basato su obiettivi a lungo e a breve termine; valutare la rete, le opzioni hardware e software; prendere decisioni sugli investimenti in tecnologia di modo che sfruttino al massimo le risorse esistenti.

Vanno poi miscelati gli ingredienti per creare un'esperienza completa. Se è vero che con Uc&c si intende una strategia, non una specifica tecnologia, la collaborazione efficace non è solo questione di dati, voce, video o mobilità, ma si basa sul modo in cui gli strumenti sono combinati per creare un'esperienza di collaborazione che possa offrire benefici.

Quinto: creare una cultura di collaborazione. Lo studio ha rilevato che la cultura di un'organizzazione è un elemento chiave per la collaborazione. Ossia: la tecnologia è importante, ma deve essere utilizzata in un'organizzazione aperta, con una struttura decisionale decentralizzata. I dirigenti devono essere i promotori degli strumenti di collaborazione e promuoverne l'uso tra gli impiegati.

Ne consegue che va ascoltata la forza lavoro. Difatti, con le alle attuali tecnologie è possibile lavorare sempre e dovunque. Dallo studio risulta che il 61% degli interpellati lo apprezza, ma solo il 47% sostiene di aver stabilito una policy formale di telelavoro e meno di un terzo lavora fuori sede almeno un giorno alla settimana. Bisogna, quindi, valutare bene le politiche per promuovere l'efficienza e la produttività di un'azienda.

Per settima, una considerazione: la politica dei piccoli passi vince sempre. Lo studio indica che le aziende possono aumentare il ritorno sugli investimenti in collaborazione e che, aggiungendo strumenti di collaborazione più avanzati, possono vedere crescere proporzionalmente il ritorno. Per sfruttarne l'utilità è importante insegnare agli utenti l'uso della messagistica istantanea, delle chiamate da desktop e da periferiche mobili e delle tecnologie di audio, Web e video conferencing. Se si vuole essere più rapidi, si possono anche prendere in considerazione soluzioni di tipo hosted, che consentono alle aziende di progredire e rapportare il lavoro alle esigenze.

Allearsi con i migliori partner, essere aperti, ossia sfruttare con naturalezza l'effetto rete estendendolo a partner, fornitori e clienti e registrare i progressi lungo il percorso con parametri interni riconoscibili sono gli ultimi consigli.