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Semplificare il flusso documentale con le soluzioni Maggioli Informatica
L’esperienza del Comune di Pino Torinese per digitalizzare i documenti amministrativi
Maggio 2009
Il Comune di Pino Torinese (To) aveva l’esigenza di rendere più snello il lavoro dell’ufficio protocollo consistente in buona sostanza nella registrazione di tutta la corrispondenza in entrata, nell’assegnazione a ciascun documento un numero progressivo e nel successivo smistamento della posta negli uffici comunali di competenza.
«Il Comune ha voluto accettare la scommessa dell’attuazione del Codice dell’Amministrazione digitale - esordisce il funzionario responsabile del servizio amministrativo e vice segretario generale Stefania Cerutti - che prevede la digitalizzazione dei documenti della Pubblica amministrazione, il workflow, l’interoperabilità tra le Pubbliche amministrazioni, e dispone che anche le autonomie locali assicurino la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione e dei documenti in modalità digitale».
È stato perciò coinvolto il Gruppo Maggioli che ha proposto un sistema di digitalizzazione dei documenti amministrativi in arrivo e in partenza attraverso un nuovo sistema di protocollazione informatica collegato alla scansione ottica dei documenti (smaterializzazione dei documenti cartacei) e alla conseguente gestione per flussi documentali (workflow) degli iter procedimentali. Obiettivi del progetto, precisa Cerutti, era realizzare la gestione del documento in forma digitale, con condivisione in tempo reale con gli altri servizi e gli amministratori e con la possibilità di interrogazione dell’archivio con visione degli atti, con conseguente risparmio di tempo e riduzione dei costi di riproduzione.
«Le difficoltà da superare - commenta Stefania Cerutti - non sono state poche, da quelle legate alla personalizzazione di un applicativo standard, che volevamo adeguato alla nostra realtà, al mutamento di mentalità degli utenti: il passaggio dalla carta al documento informatico rappresenta una svolta di non poco conto! Ogni diffidenza iniziale è stata comunque superata quando, sperimentando il nuovo sistema, se ne sono potuti toccare con mano i risultati di risparmio in tempi e modi».
La nuova procedura, ora operativa praticamente al 100%, prevede innanzi tutto l’ottimizzazione della fase di protocollazione della posta in arrivo. In passato su ogni documento doveva essere apposto un timbro con indicato il giorno, l’ora e il numero progressivo di archiviazione del documento; adesso ogni documento viene dotato di un codice a barre adesivo, che contiene tutte le informazioni necessarie per una corretta catalogazione. La fase successiva prevede l’acquisizione ottica del documento mediante scanner. Questa operazione permette una più rapida archiviazione degli originali ed evita di produrre inutili fotocopie per il successivo smistamento negli uffici di competenza.
Il responsabile del procedimento che prende in carico il documento può allegarvi note, altri documenti collegati al relativo procedimento e trasmetterlo a propri collaboratori, ad altri Servizi o agli Assessori interessati. La posta elettronica, infine, viene direttamente importata nel sistema per la protocollazione. Una particolare attenzione è dedicata alla gestione di documenti riservati, che utilizza una particolare opzione del software la quale consente di proteggere l’accesso ai documenti che contengono informazioni “sensibili”: tali documenti possono essere aperti soltanto dalla persona o dal personale dell’ufficio indicato sulla corrispondenza. La nuova procedura permette di seguire in tempo reale l’iter di una pratica. In ogni momento è possibile sapere, infatti, in che ufficio si trova la documentazione.
La tracciatura dei documenti è una novità che aumenta l’efficienza sia nei confronti dell’utenza esterna sia nei confronti dell’interno, in quanto consente il monitoraggio di tutti i movimenti degli atti e la conoscenza dello stato del relativo iter in ogni momento. Infine, il comune di Pino Torinese ha installato il modulo Iride - Fd (Abilitazione alla Firma Digitale) realizzato da Cedaf, un’altra azienda del gruppo Maggioli, che integra i dispositivi di firma digitale di tutte le Certification Authority nel pieno rispetto dei principi di autenticazione, integrità, riservatezza e non ripudiabilità. La firma digitale è una tecnologia abilitante che attribuisce validità giuridica al documento informatico e ne convalida la archiviazione sostitutiva. In questo modo la comunicazione da e per i cittadini e tra diversi enti (ad esempio tra Comuni) può avvenire in forma digitale in tutta sicurezza, garantendone mittente e autenticità ed eliminando completamente la carta.
L’esito di questo progetto ce lo sintetizza Stefania Cerutti: «La soluzione realizzata da Maggioli Informatica ha trasformato e ottimizzato l’intera procedura di protocollazione e smistamento della corrispondenza del nostro comune. Il lavoro dell’ufficio risulta più organizzato ed efficiente, i tempi di risposta si sono sensibilmente ridotti, i documenti non possono essere più smarriti all’interno degli uffici e sono sempre disponibili grazie alla rete Intranet comunale. Inoltre, grazie allo snellimento delle procedure si sono ridotti di molto i tempi di risposta al cittadino. Inizialmente qualche collega ha manifestato cautela e diffidenza; ma la formazione tenuta direttamente dal servizio pilota, gli incontri pratici, la redazione da parte nostra di un manuale d’uso cucito ad hoc ha fatto superare tali diffidenze. I risultati già indicati, oltre alle svariate possibilità di gestire la documentazione, ricercarla e catalogarla hanno fatto apprezzare il nuovo sistema. I cittadini, poi, hanno apprezzato soprattutto la semplificazione dell’approccio con il Comune».
Il Comune di Pino Torinese (To) aveva l’esigenza di rendere più snello il lavoro dell’ufficio protocollo consistente in buona sostanza nella registrazione di tutta la corrispondenza in entrata, nell’assegnazione a ciascun documento un numero progressivo e nel successivo smistamento della posta negli uffici comunali di competenza.
«Il Comune ha voluto accettare la scommessa dell’attuazione del Codice dell’Amministrazione digitale - esordisce il funzionario responsabile del servizio amministrativo e vice segretario generale Stefania Cerutti - che prevede la digitalizzazione dei documenti della Pubblica amministrazione, il workflow, l’interoperabilità tra le Pubbliche amministrazioni, e dispone che anche le autonomie locali assicurino la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione e dei documenti in modalità digitale».
È stato perciò coinvolto il Gruppo Maggioli che ha proposto un sistema di digitalizzazione dei documenti amministrativi in arrivo e in partenza attraverso un nuovo sistema di protocollazione informatica collegato alla scansione ottica dei documenti (smaterializzazione dei documenti cartacei) e alla conseguente gestione per flussi documentali (workflow) degli iter procedimentali. Obiettivi del progetto, precisa Cerutti, era realizzare la gestione del documento in forma digitale, con condivisione in tempo reale con gli altri servizi e gli amministratori e con la possibilità di interrogazione dell’archivio con visione degli atti, con conseguente risparmio di tempo e riduzione dei costi di riproduzione.
«Le difficoltà da superare - commenta Stefania Cerutti - non sono state poche, da quelle legate alla personalizzazione di un applicativo standard, che volevamo adeguato alla nostra realtà, al mutamento di mentalità degli utenti: il passaggio dalla carta al documento informatico rappresenta una svolta di non poco conto! Ogni diffidenza iniziale è stata comunque superata quando, sperimentando il nuovo sistema, se ne sono potuti toccare con mano i risultati di risparmio in tempi e modi».
La nuova procedura, ora operativa praticamente al 100%, prevede innanzi tutto l’ottimizzazione della fase di protocollazione della posta in arrivo. In passato su ogni documento doveva essere apposto un timbro con indicato il giorno, l’ora e il numero progressivo di archiviazione del documento; adesso ogni documento viene dotato di un codice a barre adesivo, che contiene tutte le informazioni necessarie per una corretta catalogazione. La fase successiva prevede l’acquisizione ottica del documento mediante scanner. Questa operazione permette una più rapida archiviazione degli originali ed evita di produrre inutili fotocopie per il successivo smistamento negli uffici di competenza.
Il responsabile del procedimento che prende in carico il documento può allegarvi note, altri documenti collegati al relativo procedimento e trasmetterlo a propri collaboratori, ad altri Servizi o agli Assessori interessati. La posta elettronica, infine, viene direttamente importata nel sistema per la protocollazione. Una particolare attenzione è dedicata alla gestione di documenti riservati, che utilizza una particolare opzione del software la quale consente di proteggere l’accesso ai documenti che contengono informazioni “sensibili”: tali documenti possono essere aperti soltanto dalla persona o dal personale dell’ufficio indicato sulla corrispondenza. La nuova procedura permette di seguire in tempo reale l’iter di una pratica. In ogni momento è possibile sapere, infatti, in che ufficio si trova la documentazione.
La tracciatura dei documenti è una novità che aumenta l’efficienza sia nei confronti dell’utenza esterna sia nei confronti dell’interno, in quanto consente il monitoraggio di tutti i movimenti degli atti e la conoscenza dello stato del relativo iter in ogni momento. Infine, il comune di Pino Torinese ha installato il modulo Iride - Fd (Abilitazione alla Firma Digitale) realizzato da Cedaf, un’altra azienda del gruppo Maggioli, che integra i dispositivi di firma digitale di tutte le Certification Authority nel pieno rispetto dei principi di autenticazione, integrità, riservatezza e non ripudiabilità. La firma digitale è una tecnologia abilitante che attribuisce validità giuridica al documento informatico e ne convalida la archiviazione sostitutiva. In questo modo la comunicazione da e per i cittadini e tra diversi enti (ad esempio tra Comuni) può avvenire in forma digitale in tutta sicurezza, garantendone mittente e autenticità ed eliminando completamente la carta.
L’esito di questo progetto ce lo sintetizza Stefania Cerutti: «La soluzione realizzata da Maggioli Informatica ha trasformato e ottimizzato l’intera procedura di protocollazione e smistamento della corrispondenza del nostro comune. Il lavoro dell’ufficio risulta più organizzato ed efficiente, i tempi di risposta si sono sensibilmente ridotti, i documenti non possono essere più smarriti all’interno degli uffici e sono sempre disponibili grazie alla rete Intranet comunale. Inoltre, grazie allo snellimento delle procedure si sono ridotti di molto i tempi di risposta al cittadino. Inizialmente qualche collega ha manifestato cautela e diffidenza; ma la formazione tenuta direttamente dal servizio pilota, gli incontri pratici, la redazione da parte nostra di un manuale d’uso cucito ad hoc ha fatto superare tali diffidenze. I risultati già indicati, oltre alle svariate possibilità di gestire la documentazione, ricercarla e catalogarla hanno fatto apprezzare il nuovo sistema. I cittadini, poi, hanno apprezzato soprattutto la semplificazione dell’approccio con il Comune».
Rss
