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Gestione documentale digitale grazie al partner tecnologico Ap Systems

Maggio 2009

Il Comune di Rho è uno dei pochi Comuni italiani ad aver completato la migrazione verso la gestione documentale in formato digitale. Il trattamento dei documenti in ingresso e in uscita è, infatti, oggi interamente basato su processi informatici: dal protocollo all’archiviazione, dalla creazione e condivisione all’invio verso l’esterno, l’intero percorso dei documenti amministrativi segue un iter elettronico che ha permesso al Comune di eliminare la circolazione della carta negli uffici. Abbiamo chiesto a Emanuela Marcoccia, direttore area affari generali e servizio gestione, sviluppo e programmazione delle risorse umane, perché il Comune di Rho ha messo ai primi posti nella sua lista delle priorità l’eliminazione della carta.

«Perché in primo luogo spostare fisicamente della carta da un ufficio all’altro ha un costo significativo soprattutto in una situazione, come quella del nostro Comune, in cui le sedi degli uffici comunali sono più di dieci - risponde Emanuela Marcoccia -. Poi esisteva il problema del reperimento delle pratiche e dei documenti che a volte era difficoltoso o richiedeva molto tempo: avere a disposizione una determinata pratica nel momento preciso in cui serve produce un risparmio di risorse davvero notevole. Eliminare la carta è poi non solo opportuno, ma anche possibile perché la carta in circolazione tra gli uffici dell’Ente non è in realtà che il supporto materiale dell’informazione. Questa può essere resa indipendente dal suo supporto fisico utilizzando come veicolo per la circolazione la rete informatica del Comune». La soluzione messa in opera si chiama proNet ed è stata sviluppata dalla società Ap Systems di Magenta (Mi) su tecnologia Microsoft. La collaborazione con il partner, sottolinea Emanuela Marcoccia, è stata molto fattiva: «Nei mesi anteriori all’attivazione del nuovo sistema sono stati dedicati all’approfondimento dell’analisi di ciò che volevamo ottenere e di ciò che il partner tecnologico che avevamo individuato era in grado di offrirci. Dalla collaborazione siamo usciti meglio entrambi: l’Ente perché ha ottenuto i risultati che voleva raggiungere e il fornitore perché ha potuto costruirsi un bagaglio di esperienza sul campo davvero significativo».

La soluzione implementata ha portato ad automatizzare varie funzionalità, tradizionalmente a carico degli impiegati, come la protocollazione dei documenti, inclusa la scansione ottica di mappe e documentazioni catastali; la circolazione interna dei documenti digitali; la liquidazione delle fatture dei fornitori; l’emanazione e l’adozione di “determine” e delibere; l’interazione con l’ufficio del personale, che comprende la richieste di ferie e permessi da parte dei dipendenti comunali e l’invio della busta paga; la gestione del cambio di residenza. Come risultato è stato possibile ridurre ritardi, eliminare il rischio di smarrimento di documenti e rimuovere tutti gli ostacoli al trasferimento fisico delle informazioni. L’organizzazione comunale è diventata molto più snella, perché l’introduzione delle nuove procedure ha comportato un riesame dei procedimenti amministrativi e la loro automazione con la contemporanea eliminazione di ridondanze e attività non attinenti al flusso dei procedimenti. Non sono mancate le difficoltà che però sono state superate: «Abbiamo verificato che in progetti di questo tipo le difficoltà maggiori, paradossalmente, non riguardano tanto gli aspetti tecnici quanto quelli organizzativi - sottolinea Emanuela Marcoccia -. È decisivo in primo luogo che Sindaco e Giunta siano convinti del percorso che si intraprende e che vi sia poi, da parte della dirigenza del Comune, la condivisione del progetto e il suo sostegno. Inoltre il progetto richiede anche uno sforzo in termini di cambio di cultura a partire dagli stessi dirigenti e la gestione delle resistenze che ogni cambiamento organizzativo comporta. Il coinvolgimento di tutta la struttura comunale è decisivo, perché la circolazione interna delle informazioni in formato elettronico e la riduzione della carta riguarda le attività lavorative di pressoché tutti i dipendenti dell’Ente, riguarda il loro quotidiano modo di lavorare. Accanto a questo lavoro di preparazione e di coinvolgimento è anche indispensabile fissare dei tempi certi per l’attivazione del sistema».

L’eliminazione della carta dagli uffici del Comune ha poi incentivato gli operatori a utilizzare il computer e la firma digitale quali strumenti per l’emanazione di provvedimenti con l’unica limitazione dovuta al livello di informatizzazione degli interlocutori esterni, per esempio degli altri Enti. «Vorrei fare una considerazione generale a proposito dei tempi di realizzazione dei progetti, una preoccupazione che spesso trattiene gli Enti dal muoversi sulla via dell’innovazione» conclude Emanuela Marcoccia.

«Nel nostro caso, che reputo un caso del tutto nella norma, per rendere operativi processi come il protocollo informatico, l’iter documentale elettronico, la firma digitale, la posta elettronica certificata e la conservazione documentale sostitutiva non sono stati necessari tempi biblici, ma è servito un buon lavoro di analisi degli obiettivi che si volevano raggiungere e la collaborazione sia con l’organo di vertice politico che con tutta la struttura amministrativa del Comune. Ciò ha reso molto più semplice sia il rapporto con il partner tecnologico che l’avvio delle attività. Del resto i risultati si commentano da soli: a tre anni e mezzo dallo start up il sistema è operativo e ci supporta in buona parte delle attività che svolgiamo ogni giorno».

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