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La piattaforma Emc Documentum integrata con il gestionale Sap ha risolto le esigenze di gruppo che progetta e produce macchine automatiche per il confezionamento dei farmaci.

Focalizzata nella produzione di macchine per il confezionamento di tè e tisane in sacchetti filtro e di caffè in cialde, la realtà fondata a Bologna nel 1961 con il nome di Industria Macchine Automatiche, è oggi un Gruppo che fattura oltre 450 milioni di euro, impiega circa 3.000 dipendenti, annovera 17 stabilimenti sparsi in tutto l'emisfero per una presenza complessiva che, fra filiali dirette e agenzie, interessa 70 Paesi nel mondo.

Trasformatasi da piccola realtà locale a multinazionale specializzata nella progettazione e produzione di macchine automatiche per il processo e il confezionamento di prodotti farmaceutici, Ima ha ben presto toccato con mano la necessità di centralizzare le procedure attraverso un processo avanzato di gestione dei documenti. Tecnologicamente complessi e sofisticati, i sistemi realizzati su commessa dei clienti coprono l'intero ciclo di vita del farmaco.

In questo modo, sia che si tratti di impianti per la granulazione, di comprimitrici, opercolatrici o di impianti per il rivestimento di capsule e compresse, per il lavaggio, lo riempimento e la chiusura di flaconi, per il confezionamento primario e secondario o l'imballaggio in scatole, il risultato non cambia. Tutti i reparti dell'azienda contribuiscono alla documentazione di commessa generando documenti da condividere, validare, approvare firmare.

Una situazione che, per la continua espansione del Gruppo, la distribuzione delle strutture commerciali e delle unità produttive nel mondo e la necessità di centralizzare il più possibile le procedure, ha indotto la struttura It di Ima a progettare una soluzione alternativa alla gestione manuale dei documenti per introdurre maggiore flessibilità e velocità, un'ottimizzazione dei processi di controllo e di firma e un aumento della produttività in piena sicurezza.

Obiettivi raggiunti dal team guidato da Adolfo De Luca, project manager del reparto It della società quotata alla Borsa di Milano dal '95, e da 9 anni presente anche nel segmento Star, grazie al supporto consulenziale di Value Team che, dopo aver installato e integrato Emc Documentum con il gestionale Sap presente in azienda, ha avviato un progetto pilota per la gestione delle commesse coinvolgendo le unità organizzative che maggiormente accedono e alimentano l'archivio ordini.

Spinto dalla necessità di adeguarsi alla legge n. 262 del 2006, che ha introdotto alcune novità in materia di governance, il progetto ha reso possibile la produzione in volume di documenti in formato elettronico che oggi coinvolge la quasi totalità delle filiali vendite di Ima nel mondo. A loro volta, i moduli Documentum Trusted Content Services e Documentum Archive Services for Sap consentono la cifratura dei contenuti e della firma elettronica e consentono l'archiviazione nel repository documentale agendo direttamente da Sap.

In questo modo, il repository della piattaforma Emc è diventato un archivio commesse completo che, oltre alle offerte e agli ordini, contiene sia i documenti riguardanti la produzione delle macchine, sia quelli generati dalle attività svolte dopo la vendita e l'installazione come, per esempio, interventi, ispezioni e supplementi di training. Il tutto per un sistema documentale che, a otto mesi di messa in produzione effettiva, gestisce circa 2.700 cartelle clienti per un totale destinato a crescere di oltre 27.000 documenti.

Tanto che, preventivando l'inesorabile inserimento di altre divisioni e filiali non ancora incluse nel processo, Gruppo Ima sta già pensando di affiancare all'attuale sistema documentale anche l'offerta storage Emc Centera, così da attuare un ulteriore passo in avanti verso la conservazione sostitutiva dei documenti.

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