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La Regione Lombardia ha automatizzato i processi dell'ombudsman. Reportistica, tempistica, uniformità di gestione e di disbrigo delle pratiche a norme di legge, anche per il cittadino, a disposizione anche di altre Regioni.

Dal 7 gennaio 2010 nella Regione Lombardia è in esercizio un workflow documentale per il difensore civico. Si chiama Diaspro e deve il nome all'espressione “Digital Administrators Program“.
Diaspro è un software di processo complesso, modulare ed aperto per la gestione di tutte le pratiche dell'Ufficio in tempo reale. Non è quindi un generico sistema di gestione, consultazione o archiviazione, bensì uno strumento che muove le pratiche tra dirigenti, funzionari, punto informazioni e segreteria, accelerando, controllando ed economizzando.
Certo è strano pensare che funzioni importanti della Pa possano salutare un software di processo solo nel 2010.
Ovviamente non si tratta del primo tentativo: “Già nel '95-'96, con altro incarico, m'ero fatto promotore d'un software per la gestione di tutti gli atti consiliari, ovvero leggi, proposte, interpellanze, emendamenti...”, dice Massimiliano della Torre, oggi Dirigente del Difensore Civico della regione Lombardia, “e con la ditta vincitrice della gara avevamo elaborato l'intero processo di gestione dalla proposta di legge”, l'iter più complesso, con i suoi 180 passaggi più eventuali loop. Il software era stata prototipato, ma il progetto fu accantonato per questioni di complessità interna della macchina amministrativa. Solo pochi mesi dopo, a fine 1999, uscì un decreto che disponeva l'uso di workflow nella Pa.

Disponibile per le altre Regioni
Sviluppato dalla Dml-Digital Marketing Lab di Milano, Diaspro è sviluppato in architettura Lamp, quindi è un progetto open source. Essendo sviluppato per la Pa, il codice può essere richiesto gratuitamente da un'altra amministrazione. “L'Abruzzo sta pensando di impiegarlo”, conferma della Torre, “e abbiamo avuto richieste di chiarimento anche dall'Emilia-Romagna”. Per le prime informazioni è online un sito [http://www.lavorarecondiaspro.it] che spiega obiettivi e funzionalità del sistema.
Le fasi di lavoro comprendono l'intero processo: faldone, assegnazione, oggettazione, istruttoria, agli atti. Il desktop virtuale del dirigente prevede la visualizzazione in tempo reale dei documenti da assegnare, delle pratiche aperte e di quelle da approvare.
Tra i vantaggi, oltre alla dematerializzazione e all'automazione del flusso con eliminazione delle attività ripetitive, va segnalato il controllo in tempo reale dello stato delle pratiche (con conseguente reportistica) sia per l'ufficio, sia per i cittadini. Il sistema prevede l'impiego da parte di profili differenti: priorità e scadenze a seconda del tipo di utente vengono evidenziate direttamente dal sistema.

Pratico dentro e fuori dal firewall
Il sistema è stato lanciato da pochi mesi ed è perfettamente funzionante. “Balza all'occhio l'accelerazione delle pratiche, già oggi evase per lo più entro i 60 giorni”, conferma il dirigente.
A breve Diaspro si interfaccerà con l'attuale sito web del Difensore  sempre sviluppato da Dml, consentendo al cittadino di inserire la richiesta di intervento online e di seguire, collegandosi, lo stato di avanzamento della sua pratica, senza dover telefonare o recarsi fisicamente all'ufficio del Difensore. Il cittadino potrà visualizzare alcuni report aggiornati in tempo reale e statistiche sul livello e tipologie di attività svolte dall'ufficio e soprattutto seguire on-line l'iter della sua pratica.
Gli obiettivi per il 2010 sono la riduzione del 50% della stampa delle pratiche, il trasferimento sul web il 10% delle chiamate al centro telefonico e portare l'uso della e-mail da parte dei cittadini fino al 20% delle comunicazioni. “Abbiamo già la nostra casella di Pec”, conferma della Torre.

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