Antonio Carraro sceglie il Bpm per l’analisi dei dati di budget

La casa veneta ha adottato Eap di OutlookSoft per poter confrontare le informazioni previsionali con quelle ottenute a consuntivo, provenienti dal sistema Erp di Sap, e comprendere le causali di scostamento. Il passo verso il reporting è stato breve

La necessità di realizzare il processo di budget e le relative
revisioni con strumenti specifici rispetto a Microsoft Excel (con cui
erano gestite la parte commerciale e il reporting) ha spinto la
società veneta Antonio Carraro ad adottare Eap di OutlookSoft.
Dopo aver preso in considerazione diverse alternative presenti sul
mercato, l'azienda ha optato per la soluzione di Business performance
management (Bpm) al fine di consentire lo studio e il confronto dei
dati di budget con quelli di consuntivo provenienti dal sistema Erp
Sap. «Avevamo bisogno di un tool che ci permettesse di formalizzare
il processo, arricchendolo di dimensioni di analisi per comprendere
le causali di scostamento
- ha affermato Giorgio Ceccato, direttore
commerciale di Antonio Carraro -. La nostra propensione per
OutlookSoft è dipesa dagli specifici requisiti funzionali, che
permettono al management un'agevole consultazione
».
Il progetto d'implementazione, affidato a Deloitte, ha avuto inizio
nell'ottobre del 2001. Nel gennaio dell'anno successivo è stato
completato il percorso per quanto riguardava lo sviluppo della
tematica del budget commerciale e della scontistica, «dopo aver
effettuato la revisione dei ruoli e delle responsabilità, nonché del
modello di pianificazione e, ovviamente, la scelta del fornitore
», ha
spiegato Giuseppe Scribani, partner consulting di Deloitte.
Come punto di partenza sono state definite quelle che per Antonio
Carraro erano da considerarsi dimensioni di business rilevanti. Il
risultato di questa prima fase è stato la realizzazione di
un'applicazione la cui struttura prevede varie dimensioni di analisi,
tra cui account, area manager, business unit, Paese/cliente e
prodotto (linea, modello, variante, configurato).


L'approccio per fasi

I dati relativi alle previsioni di vendita sono inseriti secondo una
metodologia suddivisa in fasi. Nella prima si definisce uno scenario
base, ottenuto imputando le previsioni dei volumi di vendita
mensilizzate al massimo livello di dettaglio per la dimensione
prodotto in base alla classe di appartenenza dei clienti. Tale
quadro, riprende l'abituale modalità di approccio della società nella
definizione del budget, inserendosi in una consuetudine consolidata e
facilitando così l'adozione dello strumento.
Durante il secondo step, si inseriscono gli obiettivi per tutti i
clienti e i prodotti che saranno confrontati con le previsioni
iniziali al fine di determinare quali politiche commerciali adottare.
A seguire, si provvede a dettagliare gli obiettivi per linea di
prodotto e macro area geografica. Nella quarta fase, si esegue la
segmentazione per agente, al fine di definire gli scopi personali
della forza vendita.
Le informazioni, infine, sono allocate al massimo livello di
specificazione utilizzando come driver i dati considerati in modo
previsionale. Il posizionamento automatico degli obiettivi, la loro
verifica e l'approvazione da parte del management sono di supporto
per l'ufficio commerciale. A giugno 2002, la fase di revised budget e
di forecast potevano dirsi concluse.

Verso il completamento
Il progetto (che nel complesso ha
coinvolto due analisti senior e un responsabile di progetto di
Deloitte, oltre a una società partner) è continuato nell'area del
reporting di consuntivo, giungendo a termine nell'inverno scorso. La
disponibilità dei dati rende possibile il confronto con i valori di
budget, permettendo l'analisi delle varianze e la determinazione
delle cause degli scostamenti, in modo da poter adottare le opportune
manovre correttive.
Al fine di permettere l'importazione quotidiana in Eap dei dati di
consuntivo è stata realizzata un'interfaccia di collegamento con la
base dati del sistema Sap, che ogni notte consente l'estrazione
diretta. All'interno di un unico ambiente, gli utenti hanno, quindi,
la possibilità di tenere costantemente monitorati i numeri di
consuntivo, confrontandoli con quelli previsionali. Grazie al
processo di aggiornamento automatico, gli utenti sono stati sgravati
dell'onere di mantenere le anagrafiche clienti e prodotti utilizzate
dall'applicazione. La disponibilità dei dati di consuntivo, di budget
e del portafoglio ordini costituiscono, poi, le basi per la
realizzazione della revisione trimestrale.


Vantaggi e benefici

Con l'implementazione di Eap, Antonio Carraro può realizzare report
specifici per analisi ad hoc utilizzando un unico ambiente, basato su
tecnologia Microsoft. «Il sistema operativo gira su Windows 2000 - ha
puntualizzato Diego Argeri, Products, Services e Technology director
di OutlookSoft - ed Eap si basa su Sql Analysis». La società è
passata dalla previsione dei volumi alla loro valorizzazione
economica, programmando la politica commerciale e verificandone
l'efficacia a consuntivo.
Il fornitore si è occupato di gestire l'installazione e gli
aggiornamenti, la quality ensurance per il disegno della base dati e
le formule di calcolo, nonché del training del personale. «Sono due
le risorse di Antonio Carraro
- ha proseguito Argeri - che si
occupano della manutenzione evolutiva, in modo totalmente autonomo
per quanto riguarda la pubblicazione e la modifica dei report».
A supporto del processo di pianificazione strategica sono previste
evoluzioni che includono la realizzazione di nuove applicazioni per
il budget dei costi di produzione e per la determinazione di quello
economico aziendale, patrimoniale e degli impegni finanziari. In
particolare, il primo consentirà di determinare il costo di prodotto
di budget, rendendo possibile un'analisi della redditività delle
vendite.
Antonio Carraro ha manifestato, inoltre, la volontà di predisporre
un'applicazione per l'assistenza tecnica, la cui analisi dei valori
ha come scopo quello di monitorare e valutare la difettosità dei
componenti utilizzati sui trattori prodotti.

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