2010 di svolta per record e workflow management

Riflessioni di Cristian Meloni, presales Tecnical manager italiano di CommVault, su governance, compliance e archiviazione.

Ci siamo chiesti a cosa assisteremo nel corso del 2010 in ambiti quali Information governance, eDiscovery, compliance e archiviazione.

«Prevedere che cosa succederà al modo in cui accediamo alle informazioni è un po' come trovare l'elisir di lunga vita - ha osservato Cristian Meloni, presales Tecnical manager di CommVault Systems Italia -. Cerchiamo di seguire il nostro istinto per andare nella giusta direzione, ma non siamo sicuri di dove questo viaggio ci potrebbe portare».

Concentriamoci, allora, su una domanda specifica in tema di accesso alle informazioni: nel 2010 le persone cambieranno il loro approccio all'utilizzo e alla ricerca di informazioni elettroniche passando dalla reattività alla pro-attività e risultando nei fatti più efficace sia verso informazioni strutturate che non strutturate? «Penso proprio di sì - ha risposto Meloni -. Dopo aver partecipato a un paio di eventi sull'eDiscovery alla fine dell'anno scorso, mi è chiaro come i rappresentanti legali delle imprese si trovino spesso a dover fronteggiare costi legati a cause legali che stanno uscendo da ogni controllo, a causa di task ripetitivi di ricerca delle informazioni. Per questo motivo sono sempre più orientati a rendere questi processi elettronici e il più possibile automatizzati, quindi più efficienti, e a ridurre il più possibile il ricorso a consulenti legali esterni. La questione è più legata al come farlo che non se sia giusto farlo. Per questo mi sento di affermare che il 2010 sarà un anno importante per tutte le aziende, a incominciare da quelle statunitensi ma non solo, che sono in cerca di soluzioni proattive di information management. In particolare, per il resto del mondo, che finora magari non si è dovuto scontrare direttamente con lo stesso problema, il 2010 sarà l'anno dell'illuminazione».

Va considerato anche il cosiddetto Information lifecicle management (Ilm), che sempre più rapidamente entra a far parte delle più ampia tematica di Information governance. Per molti, come ha sottolineato il manager, «questo è solo una ridefinizione dei progetti e dei propositi sui temi dell'Ilm e delle compliance espressi 5/7 anni fa, ma c'è una differenza sostanziale. L'Information governance fa riferimento a una strategia più ampia, tesa a minimizzare il rischio grazie a migliori processi di accesso, conservazione e organizzazione delle informazioni».

Nella sostanza, l'Ilm diventerà finalmente maturo? «Ritengo di sì - ha risposto Meloni - ma credo che il 2010 sarà l'anno della realtà per quanto riguarda la gestione complessiva delle informazioni per compliance e rischio. Per troppo tempo le aziende hanno speso milioni e milioni di dollari su strategie che avevano una direzione ma non portavano né a politiche né a capacità esecutive. Nel 2010 le aziende si concentreranno su quei piccoli passi che possono davvero fare la differenza, come: una migliore organizzazione e classificazione, un miglior accesso per l'intera azienda ai quali si deve aggiungere capacità intuitive di ricerca e comprensione della natura delle informazioni, ad esempio del data privaci e Pci. Non dobbiamo dimenticare nemmeno altri passaggi fondamentali del ciclo di vita degli asset informativi, quali il loro mantenimento, l'eliminazione e la deduplicazione proattiva, tutti estremamente critici, in un'ottica di gestione dei costi. Questi piccoli passi rappresentano progetti che si rivolgono sia a un pubblico It che business per raggiungere differenze sostanziali e portare direttamente a una mappatura e all'identificazione di criteri per una più ampia strategia informativa».

Come sarà possibile tutto questo? Secondo Meloni, con un processo di evoluzione. Soluzioni software di Information Lifecycle, Access and Retention, come CommVault Simpana, hanno già permesso di raggiungere una maggior flessibilità, in particolare se orientate su asset informativi proprietari. E altri sicuramente seguiranno.

«Il 2010 - ha concluso il manager - sarà quindi un anno di svolta su tematiche quali il mantenimento, la classificazione, la tassonomia, la categorizzazione, l'indicazione dei record e il workflow, fermo restando il fatto che le aziende potranno davvero cambiare direzione se intendono farlo. Sarà anche l'anno della fine per il lock-in delle informazioni, l'anno in cui le aziende finalmente potranno dire addio a una gestione insoddisfacente delle informazioni, che per troppo tempo sono state costrette in categorie rigide, poco flessibili e ad accesso limitato».

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